Organiser un tournoi de judo, étape par étape

Commencez par fixer la date et réserver le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions. Le règlement, les catégories et les conditions de participation doivent être prêts avant l’envoi des invitations. Ensuite, vous pourrez traiter les inscriptions, répartir les poules et construire le planning des matchs. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, imprimer les documents, préparer le matériel et répartir clairement les rôles le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Définir les catégories de compétition
2 personnes
5
Finaliser les arbitres
6
Planifier le service à table
7
Réserver un secouriste
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations de transport
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Établir le planning des matchs
2 personnes
15
Répartir les poules
2 personnes
16
Imprimer les listes de départ
17
Imprimer les feuilles de score
18
Préparer les panneaux de direction
19
Préparer le briefing des collaborateurs
20
Diffuser la répartition des employés
21
Récupérer les prix
22
Faire les courses
2 personnes
23
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Ouvrir le gymnase
2 personnes
26
Inspecter le tatami
3 personnes
27
Installer les tatamis
8 personnes
28
Installer les tables de compétition
4 personnes
29
Installer les tableaux de score
3 personnes
30
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
31
Installer les tribunes du public
5 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
36
Installer les lots
37
Animer le briefing des arbitres
5 personnes
38
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Vérifier les poids
3 personnes
42
Distribuer les cartes de compétition
2 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Encadrer les matchs
8 personnes
46
Enregistrer les scores
4 personnes
47
Mettre à jour le programme des matchs
2 personnes
48
Guider les participants vers le tapis
2 personnes
49
Informer le public
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier le tatami en cours d’événement
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Annoncer les finalistes
57
Encadrer les finales
6 personnes
58
Assurer la remise des prix
4 personnes
59
Prononcer le discours de remerciement
60
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
61
Rassembler les objets perdus

Suivi

62
Démonter le catering
3 personnes
63
Remettre le mobilier en place
6 personnes
64
Désactiver les tableaux d’affichage
2 personnes
65
Ranger les tatamis
8 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le gymnase
4 personnes
68
Vérifier les toilettes
2 personnes
69
Vérifier l’inventaire
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Informer les participants des résultats
74
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 80
Marquage du tapisqté 4
Bandeaux de compétition rougesqté 20
Bandes de compétition blanchesqté 20
Tableaux de score de judoqté 4
Chronomètreqté 6
Siffletsqté 6
Tables de concoursqté 4
Chaises de compétitionqté 16
Balanceqté 2
Casques de judoqté 2
Chasubles d’entraînementqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Feuilles de scoreqté 250
Cartes de matchqté 150

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaises pour le publicqté 120
Chaises pliantesqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Glacièresqté 4
Chargeurs de batterieqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 8

Décoration

Bannièresqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8
Panneaux de scèneqté 3
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 60

Nettoyage

Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase et le secouriste dès que la date est fixée : sans espace disponible ni couverture médicale confirmée, les inscriptions ne peuvent pas être lancées sereinement.
Publiez le règlement avec les catégories, les modalités d’inscription et les informations de transport. Demandez aussi les besoins alimentaires afin de les traiter avant la commande du catering.
Arrêtez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi pour vérifier les participants, répartir les poules et établir le planning des matchs sans modifier les feuilles au dernier moment.
Préparez un exemplaire imprimé des listes de départ, feuilles de score et cartes de match pour chaque table de concours, avec des stylos et des presse-papiers en réserve.
Ouvrez le gymnase assez tôt pour installer les tapis, le marquage, les tables et les chaises. Testez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et le mégaphone avant l’arrivée des judokas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un tournoi de judo ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer les arbitres et le secouriste, publier les inscriptions, puis finaliser les poules et le planning.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les catégories, les besoins alimentaires et la répartition des matchs.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de judo ?: Prévoyez au minimum un arbitre par tapis en activité, plus une personne de remplacement. Ajoutez un responsable capable de coordonner les arbitres et de gérer les changements de planning.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de judo ?: Vérifiez les tapis, le marquage, les chronomètres, les sifflets, les tableaux de score et la balance. Contrôlez aussi les impressions, les branchements électriques, les récompenses et la répartition des collaborateurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.