Zo organiseer je een jubileumweekend

Begin een jubileumweekend niet met versiering of boodschappen, maar met de gastenlijst, datum en beschikbare locatie. Werk daarna naar buiten: verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en leg dieetwensen vast voordat je het programma en de reserveringen definitief maakt. Plan vervolgens de inhoud, zoals muziek, foto’s en toespraken, en controleer pas daarna eten, drinken en materialen. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde: locatie controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet en techniek testen en de ontvangst klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Reserveringen bevestigen
7
Muziek samenstellen
8
Foto's en video verzamelen
2 personen
9
Toespraken afstemmen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Taart ophalen
14
Locatie controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Buffet inrichten
3 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Geluidsinstallatie testen
2 personen
20
Foto's klaarzetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

24
Gasten verwelkomen
3 personen
25
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
26
Hapjes serveren
3 personen
27
Programma aankondigen
28
Toespraken begeleiden
2 personen
29
Fotomoment begeleiden
2 personen
30
Buffet serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Taart aansnijden
2 personen
34
Muziek verzorgen
35
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

36
Restanten veilig opbergen
2 personen
37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Versiering verwijderen
2 personen
41
Meubilair opruimen
3 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kledinghangersaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 70
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Vazenaantal 8
Fotolijstjesaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een gastenlijst en houd aanmeldingen wekelijks bij. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het jubileumweekend na, zodat het buffet en de boodschappen daarop kunnen worden aangepast.
Leg het programma vast vóór je toespraken, muziek en foto’s verzamelt. Reserveer voor elk onderdeel een duidelijk tijdsblok en plan minstens 15 minuten ruimte tussen programmaonderdelen.
Controleer de locatie de dag ervoor op stroompunten, loopruimte en opstelling. Test microfoon en Bluetoothspeakers met de daadwerkelijke verlengsnoeren en stekkerdozen, niet alleen met een losse korte test.
Koel dranken ruim vóór de ontvangst en zet koffie, thee en welkomstdrankjes apart klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of glazen, kannen en thermoskannen beschikbaar zijn.
Begin op de dag zelf met meubilair en eindig met kwetsbare onderdelen. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna buffet en ontvangsttafel in en haal taart en andere gekoelde of verse onderdelen zo laat mogelijk op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, gastenlijst en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het weekend en maak programma, reserveringen en dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumweekend?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de datum. Vraag om aanmelding uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je daarna aantallen, zitplaatsen, catering en servies kunt controleren.
Hoeveel drankjes reken je voor een jubileumweekend?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna per persoon en programmaonderdeel verder op en koel de dranken minstens 4 uur vooraf, afhankelijk van de hoeveelheid en je koelruimte.
Wanneer test je de geluidsinstallatie voor een jubileumweekend?: Test microfoon en speakers minimaal 1 dag vooraf op de echte locatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle vóór de gasten arriveren, inclusief kabels, stekkerdozen en het geluidsniveau tijdens een normale toespraak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.