So organisierst du ein Jubiläumswochenende

Ein Jubiläumswochenende braucht mehr als einen einzelnen Festabend: Gäste müssen über mehrere Programmpunkte informiert, Reservierungen bestätigt und Verpflegung geplant werden. Beginne mit Gästeliste und Einladungen, bevor du Programm, Reden und Musik festlegst. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einkaufsliste. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, gekühlte Getränke, ein getestetes Mikrofon und ein fertig aufgebauter Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Programm finalisieren
2 Personen
6
Reservierungen bestätigen
7
Musik zusammenstellen
8
Fotos und Videos sammeln
2 Personen
9
Reden abstimmen
2 Personen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Torte abholen
14
Ort überprüfen
2 Personen
15
Tische aufstellen
3 Personen
16
Stühle aufstellen
3 Personen
17
Buffet aufbauen
3 Personen
18
Dekoration aufhängen
3 Personen
19
Beschallungsanlage testen
2 Personen
20
Fotos bereitlegen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
4 Personen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

24
Gäste begrüßen
3 Personen
25
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
26
Snacks servieren
3 Personen
27
Programm ankündigen
28
Reden begleiten
2 Personen
29
Fotomoment begleiten
2 Personen
30
Buffet servieren
4 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
33
Torte anschneiden
2 Personen
34
Musik organisieren
35
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

36
Reste sicher verstauen
2 Personen
37
Abfall sammeln
3 Personen
38
Geschirr abwaschen
3 Personen
39
Location reinigen
3 Personen
40
Dekoration entfernen
2 Personen
41
Möbel wegräumen
3 Personen
42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
KleiderbügelAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
GabelnAnz. 60
MesserAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8

Küche

ServiertablettsAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenAnz. 70
BallonsAnz. 80
GirlandenAnz. 8
VasenAnz. 8
FotorahmenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 3 Wochen. So kannst du Ernährungswünsche, Sitzplätze und die benötigte Menge an Geschirr rechtzeitig einplanen.
Finalisiere das Programm spätestens 10 Tage vor dem Wochenende. Stimmen sich mehrere Personen für Reden ab, lege pro Beitrag eine feste Dauer fest und speichere Fotos, Videos und Präsentationen an einem gemeinsamen Ort.
Bestätige Reservierungen und Lieferungen 7 Tage vorher noch einmal. Besonders Torte, Räume und technische Ausstattung werden leicht übersehen, wenn sie nur einmal bei der ersten Planung geprüft wurden.
Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und späterem Abend. Stelle die erste Kühlung am Vortag bereit und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde.
Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle zuerst Tische, Stühle und Buffet auf, teste danach Lautsprecher und Mikrofon und richte zuletzt Empfangstisch, Dekoration, Kaffee und Snacks her.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumswochenende planen?: Starte etwa 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Ort und grobem Programm. Einladungen sollten mindestens 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig eingehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläumswochenende verschicken?: Verschicke sie 8 bis 10 Wochen vorher und setze eine Antwortfrist von 3 Wochen. So bleiben dir mindestens 5 Wochen, um Anmeldungen, Sitzordnung und Verpflegung zu bearbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jubiläumswochenende?: Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik ein. Für einen Raum mit mehreren Programmpunkten ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll, besonders wenn noch Fotos, Videos oder eine Torte vorbereitet werden müssen.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Jubiläumswochenende?: Rechne in der ersten Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und anschließend mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe die endgültige Menge erst nach Ablauf der Rückmeldefrist und berücksichtige alkoholfreie Getränke sowie gemeldete Ernährungswünsche.

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