Zo organiseer je een jubileumviering zonder last-minute stress

Begin een jubileumviering met datum, locatie en het gewenste aantal gasten. Leg daarna reserveringen, uitnodigingen en catering vast, zodat je weet hoeveel stoelen, servies, eten en drinken nodig zijn. Werk vervolgens het programma uit met sprekers, muziek, foto’s en een presentatie. De meeste problemen ontstaan in de laatste week: dieetwensen ontbreken, techniek is niet getest of leveringen zijn niet bevestigd. Met een draaiboek en een controle op de dag zelf houd je overzicht.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Reserveringen vastleggen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Sprekers bevestigen
10
Muziekprogramma kiezen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Taart bestellen
13
Benodigdheden inventariseren
2 personen
14
Herbruikbaar materiaal reserveren
15
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
16
Presentatie samenstellen
2 personen
17
Herinneringen en prijzen selecteren
2 personen
18
Definitieve gastenlijst maken
19
Leveringen bevestigen
20
Draaiboek afdrukken
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Decoratie sorteren
2 personen
26
Presentatie technisch testen
2 personen
27
Catering voorbereiden
4 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Locatie controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Buffet opbouwen
3 personen
33
Drankpunt inrichten
2 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Fotowand inrichten
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Presentatie klaarzetten
2 personen
39
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
42
Team kort instrueren
4 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Opening uitspreken
48
Historisch overzicht presenteren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Foto's maken
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet openen
2 personen
53
Buffet serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Servies afruimen
3 personen
56
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
57
Taart serveren
3 personen
58
Muziek verzorgen
59
Afscheid van gasten verzorgen
2 personen

Nazorg

60
Restanten veilig verpakken
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Voorraad controleren
2 personen
69
Geleende spullen verzamelen
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Foto's veilig opslaan
72
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Serveerbordenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Vazenaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Fotowand
Fotolijstenaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Poetsdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de gastenlijst vóór je catering bestelt. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de viering, zodat het aantal dinerborden, dessertborden, glazen en porties nog kan worden aangepast.
Zet het programma op tijd vast. Bevestig sprekers en muziek minimaal 3 weken vooraf en reserveer per onderdeel een duidelijke begintijd; zo voorkom je dat toespraken, taart en presentaties uitlopen.
Test beeld en geluid niet pas bij aanvang. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, actieve speakers, draadloze microfoons en verlengkabels minstens 2 dagen eerder op dezelfde locatie.
Bevestig alle leveringen en reserveringen in de laatste week. Controleer daarbij niet alleen catering en taart, maar ook tafels, stoelen, buffettafels, herbruikbaar materiaal en decoratie.
Maak de zaal de dag ervoor zo compleet mogelijk. Sorteer tafelkleden, vazen, ballonnen en slingers, maak naamkaartjes en druk het draaiboek af; houd op de dag zelf alleen koelen, uitserveren en de laatste opstelling over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de viering en leg de definitieve aantallen 10 dagen vooraf vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumviering?: Stuur uitnodigingen meestal 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor het evenement, zodat je dieetwensen en de definitieve catering tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reken op minimaal 3 uur voor zaalopstelling, decoratie, techniek, naamkaartjes en het koelen van dranken. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van het draaiboek en de leveringen.
Wanneer moet je de techniek voor een jubileumviering testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons minstens 2 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief kabels, batterijen en geluidsniveau.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.