Organiser une célébration d’anniversaire, étape par étape

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez votre organisation autour du nombre d’invités. Les invitations, les besoins alimentaires et les réservations doivent être traités assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, fixez le programme, le repas, la musique et les interventions avant de préparer le matériel et la décoration. Les derniers contrôles portent surtout sur les livraisons, les boissons à refroidir et le déroulé imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Enregistrer les réservations
3
Établir la liste des invités
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le programme
2 personnes
9
Confirmer les intervenants
10
Choisir le programme musical
11
Commander le catering
2 personnes
12
Commander le gâteau
13
Inventorier les fournitures
2 personnes
14
Réserver le matériel réutilisable
15
Rassembler le matériel photo
2 personnes
16
Préparer la présentation
2 personnes
17
Sélectionner les souvenirs et les prix
2 personnes
18
Établir la liste définitive des invités
19
Confirmer les livraisons
20
Imprimer le déroulé
21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Trier la décoration
2 personnes
26
Tester la présentation techniquement
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
4 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le lieu
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Monter le buffet
3 personnes
33
Installer le point boissons
2 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Aménager le mur photo
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Préparer la présentation
2 personnes
39
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Préparer la table d’accueil
2 personnes
42
Briefer rapidement l’équipe
4 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Prononcer le discours d’ouverture
48
Présenter un aperçu historique
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Prendre des photos
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
2 personnes
53
Servir le buffet
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
56
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
57
Servir le gâteau
3 personnes
58
Fournir la musique
59
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

60
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Remettre le mobilier en place
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Vérifier les stocks
2 personnes
69
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Sauvegarder les photos en toute sécurité
72
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 90
Couvertsqté 100
Assiettes de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteau à gâteauqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Vasesqté 10
Compositions floralesqté 10
Mur photo
Cadres photoqté 12
Badges nominatifsqté 90
Numéros de tableqté 10
Pompe à ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et la liste d’invités avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et prévoyez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la célébration.
Commandez le gâteau et le catering dès que le nombre d’invités est suffisamment stable. Reconfirmez les livraisons 48 heures avant, car un retard de gâteau ou de repas désorganise immédiatement le programme.
Préparez un déroulé avec les horaires d’accueil, du repas, des interventions, de la musique et du gâteau. Imprimez-en plusieurs exemplaires la veille et gardez une version accessible sur l’ordinateur portable.
Vérifiez le matériel technique avant l’arrivée des invités : microphones sans fil, vidéoprojecteur, écran, ordinateur portable et rallonges. Faites un test complet au moins 2 heures avant le début, avec les présentateurs concernés.
Gardez les boissons au frais suffisamment tôt et triez la décoration avant l’installation. Pour le service, contrôlez séparément les assiettes, verres, couverts, plats de service et ustensiles afin de repérer les manques avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration d’anniversaire ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer le catering, le gâteau et le nombre de places.
Quand commander le gâteau d’anniversaire ?: Commandez-le au moins 10 à 14 jours à l’avance, ou plus tôt si sa taille ou sa décoration doit être définie avec précision. Reconfirmez l’heure et le lieu de livraison 48 heures avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour les tables, les chaises, le buffet, la décoration et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes pour un test du son et de la présentation avant l’arrivée des invités.
Quand refroidir les boissons pour la fête ?: Mettez-les au frais au moins 6 heures avant le début, davantage si les quantités sont importantes ou si vous utilisez des glacières. Vérifiez aussi les réserves juste avant l’accueil des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.