Zo organiseer je een jubileumreünie
Begin met de datum, locatie en het programma voordat je mensen uitnodigt. Bij een jubileumreünie kost vooral het verzamelen van oude contactgegevens tijd: plan daarvoor meerdere weken en houd aanmeldingen, dieetwensen en herinneringen centraal bij. Bevestig het programma opnieuw zodra het definitieve aantal gasten bekend is. Op de dag zelf werk je van inrichting naar techniek, registratie, buffet en ontvangst, zodat presentaties, foto’s en naamkaartjes klaarliggen voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en programma bepalen
2 personen
- 3
Contactlijst samenstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma en tijden bevestigen
2 personen
- 8
Herinnering versturen
- 9
Definitief aantal gasten tellen
- 10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 11
Muziek afspeellijst maken
- 12
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
- 13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 14
Presentaties en foto's testen
2 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 18
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 21
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
- 22
Versiering ophangen
3 personen
- 23
Fotowand en herinneringen plaatsen
2 personen
- 24
Techniek aansluiten
2 personen
- 25
Naamtafel en registratie klaarzetten
2 personen
- 26
Buffet en stoelen controleren
2 personen
Event
- 27
Gasten ontvangen
3 personen
- 28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 29
Groepsfoto maken
2 personen
- 30
Welkomstwoord verzorgen
- 31
Herinneringen en foto's presenteren
2 personen
- 32
Hapjes serveren
3 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Buffet openen
3 personen
- 35
Buffet aanvullen
3 personen
- 36
Koffie en thee serveren
2 personen
- 37
Muziek en presentaties bedienen
- 38
Afscheid en laatste ronde verzorgen
2 personen
Nazorg
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Locatie schoonmaken
4 personen
- 42
Meubilair terugzetten
3 personen
- 43
Decoratie verwijderen
2 personen
- 44
Apparatuur inpakken
2 personen
- 45
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 46
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 47
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Gebaksbordenaantal 75
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Besteksetsaantal 75
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerschalenaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 5
- Waterkaraffenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelkledenaantal 8
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenpompaantal 2
- Fotolijstenaantal 12
- Herinneringsboekaantal 2
- Pennenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen; sluit de reactieperiode bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de reünie.
- Tel na de aanmelddeadline het definitieve aantal gasten en controleer daarmee servies, stoelen, buffetonderdelen en drank. Bestel of leen niet pas op de dag zelf bij: je hebt tijd nodig om tekorten aan te vullen.
- Plan voor presentaties en oude foto’s een aparte technische test. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen vooraf aan en test het volledige programma minstens 1 keer op de locatie.
- Zet naamkaartjes en de registratie bij de ingang klaar voordat de locatie opengaat. Een naamtafel voorkomt zoeken bij binnenkomst, vooral als gasten elkaar tientallen jaren niet hebben gezien.
- Werk op de opbouwdag in deze volgorde: tafels en stoelen, buffet en drankpunt, versiering en fotowand, daarna techniek. Koel dranken op tijd en bereid hapjes en buffetonderdelen zo veel mogelijk vóór de ontvangst voor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jubileumreünie organiseren?
- Begin ongeveer 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en contactlijst. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de reünie, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
- Wanneer verstuur je een herinnering voor een jubileumreünie?
- Stuur een eerste herinnering ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst naar mensen die nog niet hebben gereageerd. Bevestig het programma en praktische details nogmaals 5 tot 7 dagen vooraf.
- Wanneer moet je het definitieve aantal gasten bepalen?
- Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken voor de reünie en tel daarna het definitieve aantal gasten. Gebruik dat aantal voor boodschappen, buffet, drank, stoelen, servies en naamkaartjes.
- Hoe test je presentaties en foto’s voor een jubileumreünie?
- Plan uiterlijk 1 week vooraf een volledige test met laptop, beamer en projectiescherm. Controleer ook geluid, aansluitingen, verlengkabels en stekkerdozen, en neem een reservekopie van de bestanden mee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!