Ein Jubiläums-Wiedersehen gut organisieren
Bei einem Jubiläums-Wiedersehen entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Gespräche und Erinnerungen im Mittelpunkt stehen. Beginne mit dem Termin, dem Programm und der Gästeliste, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die genaue Planung von Buffet, Technik und Raum. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitblöcke für Aufbau, Techniktest und Empfang ein, damit nicht alles gleichzeitig erledigt werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Kontaktliste zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Zeiten bestätigen
2 Personen
- 8
Erinnerung senden
- 9
Endgültige Gästezahl zählen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Musik-Playlist erstellen
- 12
Fotos und Erinnerungen sammeln
2 Personen
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Präsentationen und Fotos testen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Buffetkomponenten vorbereiten
3 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Fotowand und Erinnerungen aufstellen
2 Personen
- 24
Technik anschließen
2 Personen
- 25
Namensschildtisch und Anmeldung vorbereiten
2 Personen
- 26
Buffet und Stühle kontrollieren
2 Personen
Event
- 27
Gäste empfangen
3 Personen
- 28
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 29
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 30
Begrüßungswort übernehmen
- 31
Erinnerungen und Fotos präsentieren
2 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Buffet eröffnen
3 Personen
- 35
Buffet auffüllen
3 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Musik und Präsentationen bedienen
- 38
Verabschiedung und letzte Runde betreuen
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Location reinigen
4 Personen
- 42
Möbel zurückstellen
3 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Geräte einpacken
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 46
Fundsachen bearbeiten
- 47
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- KuchenplattenAnz. 75
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 75
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 5
- WasserkaraffenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 8
- BallonsAnz. 80
- BallonpumpeAnz. 2
- BilderrahmenAnz. 12
- ErinnerungsbuchAnz. 2
- StifteAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Programm zuerst fest und verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 14 Tage vor dem Treffen, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze planen kannst.
- Führe die Anmeldungen in einer Liste und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Zähle die endgültige Gästezahl 7 Tage vorher noch einmal nach, statt mit den ursprünglichen Zusagen zu kalkulieren.
- Teste Beamer, Laptop, Projektionsleinwand und Bluetooth-Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Reihenfolge von Präsentationen und Fotos.
- Bereite Namensschilder, Anmeldung und Fotowand vor dem Einlass vor. Ein eigener Tisch nahe dem Eingang verhindert, dass Gäste und Helfende sich in den ersten 15 Minuten gegenseitig suchen.
- Kühle Getränke rechtzeitig und richte Buffet sowie Getränkestation getrennt ein. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser in Karaffen sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jubiläums-Wiedersehen planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Einladungen sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genügend Zeit für Rückmeldungen bleibt.
- Wann muss ich die endgültige Gästezahl festlegen?
- Zähle die Zusagen etwa 7 Tage vor dem Wiedersehen endgültig zusammen. Frage offene Rückmeldungen spätestens 14 Tage vorher nach, damit du bei Essen, Getränken und Sitzplätzen nicht kurzfristig nachbessern musst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Jubiläums-Wiedersehen?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Fotowand und Anmeldung ein. Für Technik und Präsentationen solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Test einplanen.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Wiedersehen?
- Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte während der gesamten Veranstaltung bereitstehen; bei warmem Wetter brauchst du eine zusätzliche Reserve.
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