Een jubileumreceptie organiseren: zo pak je het aan

Begin een jubileumreceptie met de gastenlijst, het gewenste programma en de capaciteit van de locatie. Daarna leg je de belangrijkste reserveringen vast: catering, meubilair en geluidsapparatuur. Werk vervolgens toe naar een definitieve gastenlijst, een concrete dieetlijst en een draaiboek voor ontvangst, toespraken en muziek. De laatste dagen draaien om controleren, koelen en klaarzetten: van glazen en naambadges tot dranken, hapjes en presentatiemateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Locatie reserveren
8
Meubilair reserveren
9
Geluidsapparatuur reserveren
10
Programma vaststellen
2 personen
11
Sprekers bevestigen
12
Muziek samenstellen
13
Presentatie maken
14
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Tafelschikking maken
17
Definitieve gastenlijst maken
18
Dieetlijst aan cateraar geven
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken en voorraad ontvangen
2 personen
22
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
23
Koelruimte controleren
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Desserts portioneren
2 personen
27
Locatie schoonmaken
3 personen
28
Toiletten controleren
29
Materialen klaarzetten
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Naambadges klaarleggen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Fotowand opbouwen
2 personen
37
Verlichting plaatsen
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Presentatie testen
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
43
Dranken klaarzetten
3 personen
44
Dieetgerechten labelen
2 personen
45
Personeel instrueren
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Naambadges uitdelen
2 personen
48
Aperitief serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
5 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Buffet bijvullen
3 personen
52
Gasten begeleiden
2 personen
53
Fotomoment begeleiden
2 personen
54
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
55
Presentatie afspelen
2 personen
56
Taart aansnijden
2 personen
57
Koffie en thee serveren
3 personen
58
Muziek verzorgen
59
Lege glazen ophalen
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Laatste ronde serveren
3 personen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Buffet afruimen
4 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Dranken opruimen
2 personen
66
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Geluidsapparatuur demonteren
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 8
Statafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Tafelrokkenaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Dessertbordenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkaraffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudschalenaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12
Menukaartenaantal 12
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de volgorde rond de aanmeldingen. Verstuur de uitnodigingen pas nadat locatie, tijd en programma-in hoofdlijnen vaststaan, en verwerk dieetwensen direct wanneer gasten reageren.
Controleer de capaciteit per onderdeel, niet alleen per gast. Tel naast zitplaatsen ook statafels, buffettafels, een registratietafel en ruimte voor geluidsapparatuur mee.
Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve gastenlijst en geef de dieetlijst aan de cateraar. Zo voorkom je dat allergieën pas bij het buffet of tijdens de ontvangst zichtbaar worden.
Regel de techniek vóór de laatste voorbereidingsdag. Test presentatie en geluid op locatie en leg ook muziek, fotomateriaal en eventuele sprekers in dezelfde planning vast.
Plan een aparte voorraadcontrole voor de receptie. Controleer koelruimte en koelboxen, zet dranken op tijd koud en tel glazen, kopjes, borden, bestek en serveermateriaal voordat de hapjes worden klaargezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumreceptie?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren en leg de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de receptie vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jubileumreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Tel naast wijn of andere feestelijke dranken ook water, koffie en thee mee, en zet een deel van de voorraad gekoeld klaar.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de cateraar?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en stuur de bijgewerkte lijst uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf naar de cateraar. Controleer de lijst op de dag zelf nog één keer tegen de definitieve gastenlijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumreceptie klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor meubilair, registratie, presentatie, glazen en drank. Voeg extra tijd toe als hapjes nog moeten worden voorbereid of als geluidsapparatuur en beeldmateriaal op locatie getest moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.