Jubiläums-Empfang organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Jubiläums-Empfang wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Ort und Gästezahl festlegst und danach Catering, Technik und Programm darauf abstimmst. Plane die Rückmeldungen nicht nur für die Sitzplätze ein: Ernährungswünsche beeinflussen die Bestellung bis hin zu Tellern, Gläsern und Warmhalteschalen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kühlung, Getränke, Namensschilder und einen belastbaren Ablauf. So vermeidest du, dass wichtige Details erst beim Eintreffen der Gäste auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 2
Einladungen gestalten
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Catering reservieren
- 7
Location reservieren
- 8
Möbel reservieren
- 9
Tonanlage reservieren
- 10
Programm festlegen
2 Personen
- 11
Referenten bestätigen
- 12
Musik zusammenstellen
- 13
Präsentation erstellen
- 14
Fotomaterial sammeln
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Tischordnung erstellen
- 17
Endgültige Gästeliste erstellen
- 18
Diätliste an den Caterer geben
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke und Vorräte annehmen
2 Personen
- 22
Lagerbestände sortieren
2 Personen
- 23
Kühlraum überprüfen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 26
Desserts portionieren
2 Personen
- 27
Location reinigen
3 Personen
- 28
Toiletten kontrollieren
- 29
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Buffettische einrichten
3 Personen
- 33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 34
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Fotowand aufbauen
2 Personen
- 37
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 38
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 39
Mikrofone testen
2 Personen
- 40
Präsentation testen
2 Personen
- 41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 42
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 43
Getränke bereitstellen
3 Personen
- 44
Gerichte für Sonderkost kennzeichnen
2 Personen
- 45
Personal einweisen
2 Personen
Event
- 46
Gäste empfangen
4 Personen
- 47
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 48
Aperitif servieren
4 Personen
- 49
Snacks servieren
5 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 51
Buffet nachfüllen
3 Personen
- 52
Gäste begleiten
2 Personen
- 53
Fotomoment begleiten
2 Personen
- 54
Jubiläumsrede halten
2 Personen
- 55
Präsentation abspielen
2 Personen
- 56
Torte anschneiden
2 Personen
- 57
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 58
Musik organisieren
- 59
Leere Gläser einsammeln
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
2 Personen
- 61
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 62
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 63
Buffet abräumen
4 Personen
- 64
Geschirr sammeln
3 Personen
- 65
Getränke wegräumen
2 Personen
- 66
Müllcontainer abschließen
2 Personen
- 67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Küche reinigen
2 Personen
- 72
Location reinigen
4 Personen
- 73
Toiletten reinigen
2 Personen
- 74
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 75
Restbestand einlagern
2 Personen
- 76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 77
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- TischröckeAnz. 12
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- ChampagnergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- DesserttellerAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
- WasserkaraffenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhalteschalenAnz. 6
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 10
- Fotowand
- Fotowand-AccessoiresAnz. 20
- TischdekorationAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 12
- KerzenAnz. 24
- KerzenhalterAnz. 12
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- TischnummernkartenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Empfang und setze eine Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen.
- Arbeite nach der Anmeldung mit zwei Zahlen: bestätigte Gäste und mögliche Nachzügler. Gib dem Caterer die endgültige Gästeliste samt Diätliste spätestens 7 Tage vorher, damit Sonderportionen nicht improvisiert werden müssen.
- Plane den Empfang in Abschnitte von 15 bis 30 Minuten: Ankommen, Begrüßung, Beiträge, Präsentation und freie Gespräche. Bestätige Referenten und Technik mindestens 7 Tage vorher und teste die Tonanlage am Veranstaltungstag vor dem Einlass.
- Prüfe 2 bis 3 Tage vorher, ob Empfangs-, Steh- und Buffetsische, Stühle, Tischröcke sowie der Registrierungstisch tatsächlich vor Ort sind. Lege Namensschilder und Tischordnung separat bereit, damit die Anmeldung nicht durch die Ausgabe aufgehalten wird.
- Nimm Getränke und Vorräte spätestens am Vortag an, sortiere die Lagerbestände und stelle die Getränke rechtzeitig kalt. Rechne für das erste Empfangsstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die gesamte Dauer ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläums-Empfang planen?
- Starte 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Gästeliste und Catering. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du mindestens 3 Wochen für Rückmeldungen hast.
- Wann muss die endgültige Gästezahl an den Caterer?
- Übermittle die endgültige Gästezahl und die erfassten Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Empfang. Prüfe die Zahl zusätzlich 2 bis 3 Tage vorher und melde nur noch echte Änderungen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläums-Empfang?
- Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Stelle neben den gewünschten Empfangsgetränken durchgehend Wasser bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
- Wann sollte man die Technik für den Empfang testen?
- Bestätige Tonanlage, Präsentation und Referenten mindestens 7 Tage vorher. Führe am Veranstaltungstag einen vollständigen Test mit Mikrofon, Lautsprechern und Präsentationsdatei durch, idealerweise 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.
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