Zo organiseer je een jubileumpremière

Begin een jubileumpremière niet met versiering, maar met de datum, locatie en gastenlijst. Plan daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat catering en zitplaatsen op tijd kunnen worden geregeld. Test de film, presentatie, aftiteling en alle technische aansluitingen ruim vóór de première. Op de dag zelf werk je van ontvangst en catering naar programma en techniek, met een korte eindcontrole voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering aan gasten sturen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Reserveringen maken
10
Film- of videobestand controleren
2 personen
11
Presentatie en aftiteling testen
2 personen
12
Technische aansluitingen testen
2 personen
13
Programma afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimtes controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Cateringbuffet inrichten
3 personen
23
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
26
Projector en scherm opstellen
2 personen
27
Geluid en microfoon testen
2 personen
28
Presentatieruimte gereedmaken
2 personen
29
Briefing voor ontvangstteam geven
3 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Aanmeldingen afvinken
2 personen
32
Programma's uitdelen
2 personen
33
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
36
Welkomstwoord verzorgen
37
Première starten
2 personen
38
Techniek tijdens vertoning bewaken
39
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Buffet aanvullen
3 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Foto's van de avond maken
44
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Overgebleven eten verpakken
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Decoratie verwijderen
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Foto's en materialen archiveren
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Bistrotafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Reservebatterijenaantal 8

Decoratie

Jubileumbannersaantal 3
Ballonnenaantal 50
Ballongewichtenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Lichtslingersaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 4

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Bewaarbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Naamkaartjesaantal 60
Programmaboekjesaantal 65
Menukaartenaantal 8
Serveerkommenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg de gastenlijst en uitnodigingen vroeg vast. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en stuur uiterlijk een week vooraf een herinnering, zodat je cateringbestelling niet op schattingen is gebaseerd.
Plan een volledige technische test voordat je de zaal inricht. Speel het film- of videobestand af met laptop, beamer, scherm, luidsprekers en microfoon; controleer ook HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen.
Richt ontvangst en bewegwijzering in vóór de catering wordt opgebouwd. Zet de ontvangsttafel, naamkaartjes en programma’s klaar en plaats garderoberekken en afvalbakken op logische punten bij binnenkomst en buffet.
Zet dranken tijdig koud en bereid hapjes pas nadat je weet hoeveel gasten komen. Houd aparte ruimte over voor het buffet, servies, glazen en opscheplepels, zodat de doorloop naar de zitplaatsen vrij blijft.
Loop de locatie af met een vaste volgorde: entree, ontvangst, buffet, zaal en techniek. Controleer vóór opening de stoelen, tafels, versiering, projectie en geluidsinstallatie; een ontbrekende stekkerdoos of microfoonbatterij valt dan nog op te lossen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumpremière organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Plan de technische test en definitieve catering uiterlijk 7 dagen voor de première.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumpremière?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en verstuur 7 dagen voor het evenement een herinnering met praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te maken?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes, opstellen van tafels en stoelen, versiering, ontvangsttafel, buffet en techniek. Houd daarna 30 minuten vrij voor een laatste doorloop.
Wanneer test je de film en presentatie voor de première?: Test film- of videobestand, presentatie en aftiteling minimaal 1 week vooraf met de apparatuur op locatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid, aansluitingen en microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.