Jubiläumspremiere organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer Jubiläumspremiere laufen Empfang, Catering und Film- oder Präsentationstechnik gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, kläre danach Gästeliste und Anmeldungen und plane erst dann Verpflegung und Raumaufbau. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, technische Anschlüsse und die Zeit zum Kühlen der Getränke zu spät berücksichtigt. Mit einem festen Ablauf prüfst du am Veranstaltungstag zuerst die Räume, dann Technik, Empfang und Buffet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Erinnerung an Gäste senden
8
Cateringbestellung aufgeben
9
Reservierungen vornehmen
10
Film- oder Videodatei prüfen
2 Personen
11
Präsentation und Abspann testen
2 Personen
12
Technische Anschlüsse testen
2 Personen
13
Programm drucken
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
3 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Räume kontrollieren
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Empfangstisch einrichten
2 Personen
22
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
23
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Beschilderung anbringen
2 Personen
26
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
27
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
28
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
29
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

30
Gäste empfangen
3 Personen
31
Anmeldungen abhaken
2 Personen
32
Programme ausgeben
2 Personen
33
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
36
Begrüßungswort übernehmen
37
Premiere starten
2 Personen
38
Technik während der Vorführung überwachen
39
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Buffet auffüllen
3 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
43
Fotos vom Abend machen
44
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

45
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
46
Geräte ausschalten
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall sammeln
2 Personen
49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Dekoration entfernen
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Fotos und Materialien archivieren
54
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
BistrotischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
KuchenplattenAnz. 70
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 8

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 3
BallonsAnz. 50
BallongewichteAnz. 6
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
LichterkettenAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4

Küche

ServiertablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 65
SpeisekartenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und verschicke die Einladungen möglichst 4 bis 6 Wochen vor der Premiere. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Nachfragen.
Lege eine Anmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Termin fest. Bestelle das Catering erst danach endgültig und plane pro bestätigter Person zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Puffer ein.
Teste Filmdatei, Präsentation, Abspann und alle technischen Anschlüsse spätestens am Vortag. Prüfe Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Laptop, HDMI-Kabel und Ersatzbatterien gemeinsam statt einzeln.
Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte anschließend Empfang und Buffet ein und bringe Dekoration sowie Beschilderung erst an, wenn die Wege frei sind.
Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und stelle Wasser direkt am Empfang bereit. Namensschilder, gedruckte Programme und ein sichtbarer Garderoben- und Abfallbereich werden sonst leicht erst nach dem Eintreffen der Gäste gesucht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Jubiläumspremiere einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wann muss man das Catering für eine Jubiläumspremiere bestellen?: Hole die Anmeldungen bis spätestens 10 Tage vor dem Termin ein und gib danach die endgültige Bestellung auf. Rechne zusätzlich 5 bis 10 Prozent Portionen als Puffer ein, wenn die Gästezahl schwanken kann.
Wie lange vorher sollte man die Technik für eine Premiere testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 45 Minuten für einen Funktionstest ein. Öffne die Film- oder Präsentationsdatei auf dem tatsächlich verwendeten Laptop.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumspremiere?: Rechne für Raumkontrolle, Möbel, Empfang, Buffet, Geschirr, Dekoration und Beschilderung mit 2 bis 3 Stunden. Für Technik und Projektion solltest du zusätzlich mindestens 45 Minuten reservieren.

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