Zo organiseer je een jubileumpicknick

Begin een jubileumpicknick niet met boodschappen doen, maar met de locatie, gastenlijst en een plan voor slecht weer. Reserveer de picknickplek, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je het definitieve aantal gasten bepaalt. Daarna kun je eten, drinken, meubilair en aankleding gericht regelen. Plan op de dag zelf genoeg tijd voor tenten, tafels, buffet en fotografie; juist die opbouw wordt vaak onderschat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Alternatieve binnenruimte bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Vers fruit inkopen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Taart ophalen
14
Salades voorbereiden
3 personen
15
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
16
Vegetarische gerechten bereiden
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Picknickkleed neerleggen
2 personen
23
Buffettafels inrichten
3 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Fotowand opbouwen
2 personen
26
Muziek en verlichting testen
2 personen
27
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
28
Buffetlabels plaatsen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Buffet aanvullen
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
37
Groepsfoto maken
2 personen
38
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
39
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Etensresten veilig verpakken
2 personen
41
Servies verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Versiering verwijderen
3 personen
45
Locatie schoon en leeg opleveren
4 personen
46
Afwas uitvoeren
3 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknicktafelsaantal 4
Picknickkledenaantal 6
Buffetrokkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Karaffenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Feestvlaggetjesaantal 4
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Fotowand
Fotopropsaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponsjesaantal 6
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en binnenoptie vroeg vast. Bevestig de alternatieve binnenruimte uiterlijk zodra de weersverwachting twijfelachtig wordt, zodat je niet op de ochtend zelf nog moet improviseren.
Verwerk aanmeldingen in twee momenten: noteer eerst voorlopige reacties en bepaal het definitieve aantal gasten pas na de sluitingsdatum. Gebruik dat aantal voor eten, servies, stoelen en drank.
Maak het buffet logisch voordat je eten klaarmaakt. Zet borden en bestek aan het begin, daarna salades, brood en beleg, vegetarische gerechten en hapjes; houd taart en gekoelde producten apart tot het juiste moment.
Koel dranken niet pas bij aankomst. Vul koelboxen vooraf met koelelementen, zet karaffen klaar en bereid koffie en thee in thermoskannen, zodat de ontvangst niet stilvalt door extra werk.
Reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor de opbouw. Inspecteer de plek, zet tafels en stoelen neer, bouw partytenten op en richt de fotowand in voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumpicknick organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Plan de definitieve aantallen, dieetwensen en boodschappen uiterlijk 1 week voor de picknick.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een jubileumpicknick?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal gasten en tel per persoon meerdere kleine hapjes naast een volledige lunch. Houd vegetarische porties apart en koop vers fruit en taart pas nadat het aantal uiterlijk 1 week vooraf vaststaat.
Wanneer moet ik een alternatief voor regen regelen?: Bevestig de alternatieve binnenruimte uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de picknick, wanneer de weersverwachting betrouwbaarder is. Houd de partytenten alsnog achter de hand als de locatie buiten doorgaat.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumpicknick op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor inspectie, tafels en stoelen, partytenten, picknickkleden, buffet en versiering. Voeg extra tijd toe als je ook een fotowand, microfoon of speaker moet testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.