Cómo organizar un picnic de aniversario sin improvisar

Un picnic de aniversario se organiza mejor en tres fases: confirmar el lugar y los invitados, cerrar la comida y preparar el montaje. Empieza reservando la zona y enviando las invitaciones con tiempo para conocer las preferencias dietéticas. Una semana antes, comprueba el tiempo y activa un espacio interior alternativo si existe. El día anterior se enfrían las bebidas y se dejan listas las preparaciones que aguantan bien; el montaje se hace con margen antes de que lleguen los invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar zona de picnic
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
7
Comprobar el pronóstico del tiempo
8
Confirmar el espacio interior alternativo
9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
10
Hacer la compra
2 personas
11
Comprar fruta fresca
12
Enfriar bebidas
2 personas
13
Recoger la tarta
14
Preparar ensaladas
3 personas
15
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
16
Preparar platos vegetarianos
2 personas
17
Preparar aperitivos
3 personas
18
Preparar café y té
2 personas
19
Inspeccionar el lugar
2 personas
20
Montar mesas y sillas
4 personas
21
Montar las carpas
4 personas
22
Colocar la manta de picnic
2 personas
23
Montar mesas de buffet
3 personas
24
Colgar la decoración
3 personas
25
Montar el photocall
2 personas
26
Probar la música y la iluminación
2 personas
27
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
28
Colocar las etiquetas del bufé

Evento

29
Recibir a los invitados
3 personas
30
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
31
Servir aperitivos
3 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Abrir el buffet
2 personas
34
Reponer el bufé
3 personas
35
Servir café y té
2 personas
36
Cortar la tarta de aniversario
2 personas
37
Hacer una foto de grupo
2 personas
38
Recoger la basura durante el evento
2 personas
39
Despedir a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

40
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
41
Recoger la vajilla
3 personas
42
Desmontar mesas y sillas
4 personas
43
Desmontar las carpas
4 personas
44
Retirar la decoración
3 personas
45
Entregar el lugar limpio y vacío
4 personas
46
Lavar los platos
3 personas
47
Retirar los residuos
2 personas
48
Guardar los materiales limpios y secos
2 personas
49
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 45
Mesas de picniccant. 4
Mantas de picniccant. 6
Manteles de buffetcant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 50
Platos para postrecant. 50
Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 40
Cuchilloscant. 50
Tenedorescant. 50
Cucharascant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 3
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 3

Decoración

Banderines de fiestacant. 4
Globoscant. 40
Bomba para globos
Photowall
Accesorios para fotoscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Palangana para lavarcant. 2
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 2
Paños de microfibracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el número definitivo de invitados al menos 5 días antes. Así puedes ajustar la compra, la tarta, los platos vegetarianos y la cantidad de bebidas sin calcular a ciegas.
Planifica las bebidas por momentos: calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la comida. Enfría las bebidas el día anterior y reparte los acumuladores de frío entre varias neveras portátiles.
No dejes el plan de lluvia para el último momento. Consulta la previsión 3 días antes, confirma el espacio interior alternativo y decide quién trasladará la comida, las mesas y la decoración si cambia el tiempo.
Prepara el buffet en dos zonas: una para platos, cubiertos y servilletas, y otra para bandejas, pinzas, cucharones y jarras. Esto evita que 15 o más personas se acumulen en el mismo punto al servirse.
Reserva al menos 90 minutos para inspeccionar el lugar y montar carpas, mesas, sillas, mantas y decoración. Comprueba también los cables alargadores y el altavoz antes de que empiece el aniversario, no durante la llegada de los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic de aniversario?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la zona y enviar las invitaciones. Cierra el número definitivo de invitados 5 días antes y revisa la previsión del tiempo 3 días antes.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un picnic de aniversario?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el resto según la duración. Compra la comida para el número definitivo de invitados e incluye opciones vegetarianas y las restricciones dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Qué hago si llueve el día del picnic?: Confirma un espacio interior alternativo como máximo 3 días antes y define quién se encarga del traslado. Ten las carpas preparadas, pero no dependas solo de ellas si se esperan viento o lluvia intensa.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un picnic de aniversario?: Reserva al menos 90 minutos para revisar el lugar, montar mesas, sillas, carpas, mantas, buffet y decoración. Añade otros 15 minutos para probar el altavoz, revisar los cables y colocar la comida fría justo antes de servir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.