Zo organiseer je een jubileumparade zonder verrassingen

Een jubileumparade begint niet met muziek of versierde wagens, maar met een route, programma en duidelijke verantwoordelijkheden. Leg eerst vast waar de stoet langsgaat, hoe laat onderdelen starten en waar deelnemers, publiek, EHBO en catering komen. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en veiligheidsafspraken voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, bewegwijzering, vrijwilligersindeling en een deelnemersbrief met praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en programma vastleggen
3 personen
2
Vergunning voor parade aanvragen
3
Verkeersplan uitwerken
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
EHBO-postlocaties bepalen
2 personen
6
Deelnemerslijst aanmaken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Verkeersregelaars werven
2 personen
11
EHBO-vrijwilligers werven
2 personen
12
Muziek en optredens bevestigen
2 personen
13
Reserveringen voor materialen maken
14
Catering bestellen
2 personen
15
Buurtbewoners informeren
2 personen
16
Omleidingsborden ontwerpen
2 personen
17
Programmaflyers ontwerpen
2 personen
18
Paradeborden laten drukken
19
Programmaboekjes laten drukken
20
Deelnemersbrief versturen
21
Route met verkeersdienst doornemen
3 personen
22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
23
Decoraties voor wagens maken
6 personen
24
Herkenningstekens voorbereiden
3 personen
25
EHBO-koffers controleren
2 personen
26
Geluidsapparatuur testen
2 personen
27
Weersverwachting controleren
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Catering voorbereiden
4 personen
31
Materialen ophalen
3 personen
32
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
33
Deelnemers herinneren aan starttijd

Event

34
Startpunt afzetten
6 personen
35
Finishgebied afzetten
6 personen
36
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
37
Partytenten opbouwen
6 personen
38
Versiering ophangen
5 personen
39
Podiumvrije muziekhoek opbouwen
3 personen
40
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
41
Infopunt inrichten
3 personen
42
EHBO-posten inrichten
4 personen
43
Cateringbuffet klaarzetten
5 personen
44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Herkenningstekens uitdelen
3 personen
46
Wagens controleren
4 personen
47
Deelnemers opstellen
6 personen
48
Publiek naar kijkzones begeleiden
8 personen
49
Laatste routecontrole uitvoeren
4 personen
50
Opening van de parade verzorgen
3 personen
51
Parade begeleiden
12 personen
52
Verkeer op kruisingen regelen
10 personen
53
Muziek tijdens de route verzorgen
3 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Hapjes serveren
5 personen
56
Afvalbakken legen
3 personen
57
Publiek informeren bij het infopunt
2 personen
58
EHBO-posten bemannen
4 personen
59
Programmaonderdelen aankondigen
2 personen
60
Jubileumtoespraak begeleiden
3 personen
61
Groepsfoto maken
3 personen
62
Avondverlichting controleren
2 personen
63
Afscheid en afsluiting verzorgen
3 personen
64
Publiek veilig laten vertrekken
8 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

66
Catering opruimen
5 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
68
Partytenten afbreken
6 personen
69
Versiering verwijderen
4 personen
70
Afval verzamelen
5 personen
71
Route schoonmaken
6 personen
72
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
3 personen
75
Locatie schoon opleveren
4 personen
76
Overgebleven eten veilig opbergen
2 personen
77
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
78
EHBO-materialen aanvullen
79
Foto- en videomateriaal verzamelen
2 personen
80
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Schenkkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Jubileumbannersaantal 6
Ballonnenaantal 250
Ballonpompaantal 2
Ballonlintaantal 4
Confettivrije serpentinesaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Wagendecoratieaantal 8
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 12

Veiligheid

Hesjes verkeersregelaaraantal 16
Hesjes organisatieaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 20

Informatie

Infotafelbordenaantal 4
Routekaartenaantal 250
Programmaflyersaantal 300
Deelnemersbadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Portofoonsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende handgelaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 4

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersetsaantal 3
Tiewrapsaantal 500
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3
Verhuisdekensaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met route, programma en vergunning. Neem de route daarna opnieuw door met de verkeersdienst; een kleine wijziging kan gevolgen hebben voor omleidingen en verkeersregelaars.
Maak de deelnemerslijst direct bij de aanmelding compleet. Verzamel naast contactgegevens ook dieetwensen, aankomsttijd en bijzonderheden voor wagens, optredens of begeleiding.
Plan per onderdeel een verantwoordelijke én een reserve. Voor een parade heb je niet alleen verkeersregelaars nodig, maar ook EHBO-vrijwilligers, iemand voor de microfoons en iemand die de deelnemersbrief opvolgt.
Werk de publieksstroom uit rond start, route en eindpunt. Bepaal vooraf waar EHBO-posten, partytenten, klaptafels, garderoberekken en programmaboekjes komen te staan.
Controleer techniek en catering minstens 48 uur vooraf. Test draagbare speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven en verlengkabels; zet koelboxen, ijscontainers en warmhoudbakken klaar volgens de afgesproken uitgiftemomenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumparade organiseren?: Begin minstens 12 weken vooraf met de route, het programma en de vergunningaanvraag. Reserveer materialen, bevestig optredens en bestel catering zodra de route en verwachte deelnemersaantallen vaststaan; controleer alles opnieuw in de laatste 48 uur.
Wanneer vraag je een vergunning voor een jubileumparade aan?: Vraag de vergunning aan zodra route en programma op hoofdlijnen vastliggen, bij voorkeur minimaal 12 weken voor de parade. De gemeente heeft dan tijd om verkeersplan, veiligheidsplan en eventuele aanvullende voorwaarden te beoordelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumparade?: Maak per taak minimaal één ingedeelde vrijwilliger en één reserve: voor verkeersregeling, EHBO, deelnemersbegeleiding, techniek en catering. Deel de vrijwilligersindeling uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur de deelnemersbrief daarna meteen mee.
Wanneer informeer je buurtbewoners over een jubileumparade?: Informeer buurtbewoners zodra route en tijden definitief zijn en herhaal de informatie ongeveer 2 weken vooraf. Vermeld de afsluitingen, verwachte tijden, omleidingen en een contactpersoon; plaats omleidingsborden volgens de afspraken met de verkeersdienst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.