So organisierst du eine Jubiläumsparade

Eine Jubiläumsparade beginnt nicht mit der Dekoration, sondern mit Route, Programm und Genehmigung. Lege zuerst Strecke, Zeitplan und Teilnehmergruppen fest und kläre anschließend Verkehrsführung und Sicherheit. Danach folgen Einladungen, Helferplanung, Musik, Catering und Drucksachen. Plane die letzten Kontrollen nicht erst für den Vortag ein: Erste-Hilfe-Stationen, Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel müssen vor dem Aufbau geprüft werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Programm festlegen
3 Personen
2
Genehmigung für Parade beantragen
3
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
5
Standorte der Erste-Hilfe-Stationen festlegen
2 Personen
6
Teilnehmerliste erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Verkehrsregler rekrutieren
2 Personen
11
Erste-Hilfe-Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Musik und Auftritte bestätigen
2 Personen
13
Materialreservierungen erstellen
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Anwohner informieren
2 Personen
16
Umleitungsschilder entwerfen
2 Personen
17
Programmflyer gestalten
2 Personen
18
Paradeschilder drucken lassen
19
Programmhefte drucken lassen
20
Teilnehmerbrief versenden
21
Route mit dem Verkehrsdienst durchgehen
3 Personen
22
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
23
Wagendekorationen basteln
6 Personen
24
Kennzeichnungsmaterial vorbereiten
3 Personen
25
Erste-Hilfe-Kästen prüfen
2 Personen
26
Tonanlage testen
2 Personen
27
Wettervorhersage prüfen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Catering vorbereiten
4 Personen
31
Materialien abholen
3 Personen
32
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
33
Teilnehmer an die Startzeit erinnern

Event

34
Startbereich absperren
6 Personen
35
Zielbereich absperren
6 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
37
Partyzelte aufbauen
6 Personen
38
Dekoration aufhängen
5 Personen
39
Musikecke ohne Bühne aufbauen
3 Personen
40
Tontechnik anschließen
2 Personen
41
Infopunkt einrichten
3 Personen
42
Erste-Hilfe-Stationen einrichten
4 Personen
43
Cateringbuffet aufbauen
5 Personen
44
Teilnehmer registrieren
4 Personen
45
Kennzeichnungsmaterial verteilen
3 Personen
46
Wagen kontrollieren
4 Personen
47
Teilnehmer aufstellen
6 Personen
48
Publikum zu den Zuschauerbereichen begleiten
8 Personen
49
Letzte Streckenkontrolle durchführen
4 Personen
50
Eröffnung der Parade organisieren
3 Personen
51
Parade begleiten
12 Personen
52
Verkehr an Kreuzungen regeln
10 Personen
53
Für Musik entlang der Strecke sorgen
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
3 Personen
55
Snacks servieren
5 Personen
56
Mülleimer leeren
3 Personen
57
Publikum am Infopunkt informieren
2 Personen
58
Erste-Hilfe-Stationen besetzen
4 Personen
59
Programmpunkte ankündigen
2 Personen
60
Jubiläumsrede begleiten
3 Personen
61
Gruppenfoto machen
3 Personen
62
Abendbeleuchtung prüfen
2 Personen
63
Verabschiedung und Abschluss gestalten
3 Personen
64
Publikum sicher hinausleiten
8 Personen
65
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

66
Catering aufräumen
5 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
68
Partyzelte abbauen
6 Personen
69
Dekoration entfernen
4 Personen
70
Abfall sammeln
5 Personen
71
Route säubern
6 Personen
72
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
75
Ort sauber übergeben
4 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen sicher verstauen
2 Personen
77
Verkehrsmaterialien sammeln
4 Personen
78
Erste-Hilfe-Materialien auffüllen
79
Foto- und Videomaterial sammeln
2 Personen
80
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
JubiläumsbannerAnz. 6
BallonsAnz. 250
BallonpumpeAnz. 2
BallonbandAnz. 4
Konfettifreie LuftschlangenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
FahrzeugdekorationAnz. 8
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12

Sicherheit

Weste VerkehrsregelungAnz. 16
OrganisationstrikotsAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 20
GehörschutzAnz. 20

Informationen

Infotafel-SchilderAnz. 4
RoutenpläneAnz. 250
ProgrammflyerAnz. 300
TeilnehmerausweiseAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
Wasserfeste StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
Desinfektions-HändegelAnz. 8
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Werkzeug

HammerAnz. 3
SchraubendrehersetsAnz. 3
KabelbinderAnz. 500
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 3
UmzugsdeckenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Für die Genehmigung brauchst du in der Regel Strecke, Zeitfenster, erwartete Teilnehmerzahl und ein Sicherheitskonzept.
Erstelle den Verkehrsplan, bevor du Anwohner informierst oder Umleitungsschilder drucken lässt. Gehe die Route anschließend mit dem Verkehrsdienst ab und rechne für jede kritische Kreuzung eine konkrete Verkehrsregelung ein.
Verschicke Einladungen etwa 6 Wochen vor der Parade und schließe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Wochen vorher. Ernährungswünsche für das Catering solltest du spätestens 10 Tage vor der Ausgabe erfassen.
Teile Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Freiwillige und übrige Helfer spätestens 7 Tage vorher namentlich ein. Gib ihnen Treffpunkt, Schichtzeit und Telefonnummer der Einsatzleitung schriftlich mit.
Prüfe Technik und Verpflegung am Vortag: Teste Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel und stelle Kühlboxen, Eisbehälter sowie Warmhaltebehälter passend zur Ausgabezeit bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Jubiläumsparade anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Genehmigung. Je nach Strecke und Verkehrsaufwand können Nachforderungen entstehen, deshalb sollte der Verkehrs- und Sicherheitsplan nicht erst kurz vor dem Termin eingereicht werden.
Wie viele Helfer braucht eine Jubiläumsparade?: Eine feste Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab. Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Einsatzbereich ein und besetze jede wichtige Kreuzung mit einem Verkehrsregler; die endgültige Einteilung sollte 7 Tage vorher feststehen.
Wann verschickt man die Einladungen für eine Parade?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von etwa 2 bis 3 Wochen, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Musik und Auftritte rechtzeitig bestätigt werden können.
Was muss am Tag vor der Jubiläumsparade geprüft werden?: Kontrolliere am Vortag Erste-Hilfe-Kästen, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel. Außerdem sollten Beschilderung, Helferunterlagen, Catering-Behälter und die bereitgestellten Tische und Stühle vollständig am Einsatzort sein.

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