Zo organiseer je een jubileumnetwerkborrel

Begin met de locatie, de gewenste opstelling en het aantal genodigden. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen; die informatie bepaalt hoeveel drank, glaswerk en hapjes je nodig hebt. Plan de voorbereiding in vaste momenten, zodat gekoelde dranken, naamkaartjes en allergeneninformatie niet op het laatste uur blijven liggen. Op de dag zelf richt je eerst ontvangst, bar en koffiepunt in en zet je de borrelhapjes pas vlak voor ontvangst klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en opstelling bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen en dieetwensen bevestigen
6
Herinnering aan gasten sturen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Dranken en boodschappen inkopen
2 personen
9
Glazen en servies controleren
2 personen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Allergenenkaartjes printen
12
Muziek afspeellijst samenstellen
13
Speaker en kabels opladen
14
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
15
Groenten en fruit wassen
2 personen
16
Bakkerijproducten voorbereiden
2 personen
17
Hapjes en borrelplanken voorbereiden
3 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Dranken bij de bar plaatsen
2 personen
25
Borrelhapjes uitserveren
3 personen
26
Geluid en verlichting testen
2 personen
27
Garderobe en toiletten controleren

Event

28
Gasten ontvangen en registreren
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Borrelhapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
35
Buffet en tafels aanvullen
2 personen
36
Toiletten tussentijds controleren
37
Afvalbakken tussentijds legen
38
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Versiering verwijderen
2 personen
43
Glazen en servies afwassen
3 personen
44
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
45
Vloeren en toiletten schoonmaken
2 personen
46
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
47
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bierglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 10
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Servertangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 4
Schenkkannenaantal 6
IJslepelsaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 60
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de borrel. Dan heb je tijd om aantallen, dieetwensen en bevestigingen te verwerken.
Maak één definitieve gastenlijst met naamkaartjes en dieetwensen. Print allergenenkaartjes vóór de opbouw; op de dag zelf ontbreekt vaak de tijd om nog etiketten of informatie uit te zoeken.
Controleer het glaswerk per soort voordat je boodschappen doet: wijnglazen, waterglazen en bierglazen zijn niet uitwisselbaar als je de bar en tafels tegelijk wilt vullen.
Leg techniek en stroom minstens één dag vooraf klaar. Laad de Bluetoothspeaker op en test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaat en waterkokers voordat de gasten binnenkomen.
Werk tijdens de opbouw van groot naar klein: eerst tafels, stoelen en statafels, daarna ontvangsttafel, bar, koffiepunt, servies en decoratie. Zet gekoelde dranken en borrelhapjes pas als laatste op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumnetwerkborrel?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, opstelling en uitnodigingen. Houd de laatste zeven dagen vrij voor aanmeldingen, dieetwensen, inkopen en bevestigingen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een netwerkborrel?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Tel daarnaast water mee en koop extra als de borrel langer dan twee uur duurt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een jubileumborrel verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en verwerk ze tot uiterlijk zeven dagen vooraf. Bevestig ze daarna opnieuw in de definitieve gastenlijst en vermeld allergenen bij de hapjes.
Wanneer zet je hapjes en drank klaar voor een netwerkborrel?: Zet dranken ongeveer 30 tot 45 minuten voor ontvangst bij de bar en controleer gekoelde voorraad eerder op de dag. Serveer bederfelijke hapjes pas 10 tot 15 minuten voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.