Zo organiseer je een jubileumkunstexpositie

Begin met de ruimte en datum, en leg daarna de deelnemende kunstenaars definitief vast. Pas wanneer je de kunstwerken, afmetingen en transport kent, kun je de indeling, verlichting en labels goed voorbereiden. Plan de communicatie enkele weken vooraf en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Op de openingsdag draait alles om een rustige opbouw: werken plaatsen, bewegwijzering controleren, drank koelen en het openingswoord testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositieruimte reserveren
2
Expositiedatum bevestigen
3
Deelnemende kunstenaars vastleggen
2 personen
4
Kunstwerken selecteren
2 personen
5
Kunstenaarsinformatie verzamelen
6
Kunstwerkafmetingen registreren
2 personen
7
Transport van kunstwerken plannen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Persbericht opstellen
11
Persbericht verspreiden
12
Expositie online publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
16
Fotograaf bevestigen
17
Openingswoord voorbereiden
18
Muziek voor opening selecteren
19
Kunstwerklabels opstellen
2 personen
20
Plattegrond van expositie maken
2 personen
21
Bewegwijzering voorbereiden
22
Kunstwerken ophalen
3 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Kunstwerken uitpakken
3 personen
28
Wanden en vitrines reinigen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
30
Kunstwerken ophangen
3 personen
31
Kunstwerken in vitrines plaatsen
2 personen
32
Kunstwerklabels plaatsen
2 personen
33
Verlichting op kunst richten
2 personen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Openingswoord doornemen
2 personen
40
Teambriefing houden
5 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Gasten registreren
2 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Openingswoord presenteren
45
Kunstenaars introduceren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee bijvullen
50
Bezoekers informeren
2 personen
51
Kunstenaars begeleiden
2 personen
52
Fotografie begeleiden
53
Toiletten controleren
54
Afval verzamelen
55
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Catering opruimen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Kunstwerken afbreken
3 personen
59
Kunstwerken verpakken
3 personen
60
Kunstwerken retourneren
3 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Meubilair terugplaatsen
3 personen
63
Apparatuur afkoppelen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Restanten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Vitrinesaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelrokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare koelboxenaantal 3

Verlichting

Spotlightsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Kleefhakenaantal 40
Draadophangsetsaantal 40
Fotolijstenaantal 6

Servies

Witte wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dessertbordenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveerbestekaantal 8
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per kunstwerk de kunstenaar, titel, afmetingen en ophangwijze vast voordat je een plattegrond maakt. Zo voorkom je dat een werk niet past of dat je op het laatste moment draadophangsets of vitrines tekortkomt.
Plan transport in twee stappen: eerst ophalen en controleren, daarna plaatsen in de expositieruimte. Reserveer hiervoor een tijdsblok van minstens 2 uur en houd draagbare koelboxen vrij voor kwetsbare materialen of dranken.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en deelnemers vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 weken voor de opening. Zet een uiterste aanmelddatum in de uitnodiging, zodat je catering en zitplaatsen op aantallen kunt afstemmen.
Test uiterlijk 1 uur voor de opening microfoon, speakers, mediaspelers, beeldschermen en verlichting. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; die worden vaak pas gemist wanneer de opstelling al staat.
Maak labels, richtingsborden en het welkomstbord vooraf klaar en nummer ze per ruimte. Zet eerst de kunstwerken en daarna pas receptietafels, bistrotafels en stoelen neer, zodat de looproute niet opnieuw hoeft te worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumkunstexpositie organiseren?: Begin minimaal 8 weken voor de openingsdatum. Reserveer in de eerste 2 weken de ruimte, bevestig de datum en leg de kunstenaars vast; plan daarna selectie, transport, communicatie en catering.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstexpositie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf. Vraag gasten uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de opening om zich aan te melden, zodat je catering en dieetwensen tijdig kunt doorgeven.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstexpositie op te bouwen?: Reken voor een jubileumkunstexpositie op minimaal 4 uur opbouw, plus extra tijd voor transport en controle. Hang eerst de werken en plaats labels en verlichting; zet catering en drank daarna klaar.
Wat moet je regelen voor de opening van een kunstexpositie?: Regel uiterlijk 1 week vooraf het openingswoord, de muziek, fotograaf en techniek. Controleer op de dag zelf minstens 1 uur voor aanvang microfoon, speakers, verlichting, bewegwijzering, drank en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.