Eine Jubiläumskunstausstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Jubiläumskunstausstellung müssen künstlerische Planung, Logistik und Empfang genau zusammenpassen. Beginne mit Raum, Datum und den teilnehmenden Künstlern, bevor du Werke, Transport und Kommunikation festlegst. Danach folgen Ausstellungsplan, Beschriftung, Beleuchtung und die Vorbereitung der Eröffnung. Plane besonders früh, wie große oder empfindliche Kunstwerke angeliefert, aufgehängt und wieder abgeholt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellungsraum reservieren
- 2
Ausstellungsdatum bestätigen
- 3
Teilnehmende Künstler festlegen
2 Personen
- 4
Kunstwerke auswählen
2 Personen
- 5
Künstlerinformationen sammeln
- 6
Werkmaße erfassen
2 Personen
- 7
Transport von Kunstwerken planen
2 Personen
- 8
Einladungen gestalten
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Pressemitteilung verfassen
- 11
Pressemitteilung verbreiten
- 12
Ausstellung online veröffentlichen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering reservieren
- 16
Fotograf bestätigen
- 17
Eröffnungsrede vorbereiten
- 18
Musik für die Eröffnung auswählen
- 19
Kunstwerk-Etiketten erstellen
2 Personen
- 20
Expositionsplan erstellen
2 Personen
- 21
Beschilderung vorbereiten
- 22
Kunstwerke abholen
3 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 26
Ort überprüfen
2 Personen
- 27
Kunstwerke auspacken
3 Personen
- 28
Wände und Vitrinen reinigen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 31
Kunstwerke in Vitrinen platzieren
2 Personen
- 32
Kunstwerk-Labels anbringen
2 Personen
- 33
Beleuchtung auf das Kunstwerk richten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 35
Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 39
Eröffnungsrede durchgehen
2 Personen
- 40
Teambriefing durchführen
5 Personen
Event
- 41
Besucher empfangen
3 Personen
- 42
Gäste registrieren
2 Personen
- 43
Garderobe verwalten
2 Personen
- 44
Eröffnungswort halten
- 45
Künstler vorstellen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee nachfüllen
- 50
Besucher informieren
2 Personen
- 51
Künstler begleiten
2 Personen
- 52
Fotografie betreuen
- 53
Toiletten kontrollieren
- 54
Abfall sammeln
- 55
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Catering aufräumen
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Kunstwerke abbauen
3 Personen
- 59
Kunstwerke verpacken
3 Personen
- 60
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 63
Geräte abkoppeln
2 Personen
- 64
Location reinigen
3 Personen
- 65
Abfall entsorgen
2 Personen
- 66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Reste verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 2
- BistrotischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- GarderobenständerAnz. 2
- VitrinenAnz. 4
- HockerAnz. 6
- TischröckeAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- BildschirmeAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 6
- Tragbare KühlboxenAnz. 3
Beleuchtung
- ScheinwerferAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- LichtständerAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- KlebehakenAnz. 40
- Draht-AufhängesetsAnz. 40
- BilderrahmenAnz. 6
Geschirr
- Weiße WeingläserAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 40
- DesserttellerAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- EiskübelAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
- TablettsAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ausstellungsraum und Datum zuerst, idealerweise mehrere Monate vor der Eröffnung. Prüfe dabei Stellflächen, Stromanschlüsse, Beleuchtung, Anlieferungszeiten und die zulässige Anzahl von Gästen.
- Sammle Künstlerinformationen und Werkmaße in einer gemeinsamen Tabelle. Ohne genaue Maße lässt sich weder ein belastbarer Expositionsplan erstellen noch entscheiden, welche Vitrinen, Rahmen oder Aufhängesets benötigt werden.
- Plane den Transport nicht erst in der letzten Woche. Lege für jedes Kunstwerk Abholung, Zwischenlagerung und Rücktransport fest und reserviere tragbare Kühlboxen, falls empfindliche Materialien oder Getränke getrennt transportiert werden müssen.
- Verschicke Einladungen erst, wenn Datum, Ort und Anmeldemöglichkeit feststehen. Erfasse zusätzlich Ernährungswünsche und bestätige das Catering spätestens einige Wochen vor der Eröffnung, damit die Mengen angepasst werden können.
- Bereite die Eröffnung praktisch vor: Rede, Musik, Mikrofon, Lautsprecher und Licht sollten vor dem Einlass getestet werden. Stelle Wegweiser, Willkommensschild und Werk-Etiketten so auf, dass Gäste auch ohne Erklärung durch die Ausstellung finden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläumskunstausstellung organisieren?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vor der Eröffnung mit Raum, Datum und Künstlerliste. Für viele Werke, externe Transporte oder Pressearbeit sind sechs Monate deutlich entspannter.
- Wann müssen die Kunstwerke für eine Jubiläumsausstellung feststehen?
- Lege die Auswahl und die Werkmaße spätestens sechs bis acht Wochen vor der Eröffnung fest. So bleibt Zeit für Expositionsplan, Etiketten, Transport und Änderungen bei der Hängung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kunstausstellung?
- Plane für Anlieferung, Hängung, Beschilderung und Licht mindestens einen vollen Aufbautag ein. Bei vielen Werken oder Vitrinen solltest du zusätzlich einen halben Reservetag einplanen.
- Wann verschickt man Einladungen zu einer Kunstausstellung?
- Verschicke Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung spätestens zehn bis vierzehn Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Getränke realistisch geplant werden können.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!