Een jubileumkerkdienst met receptie organiseren

Begin met de datum, het programma en de locaties: reserveer de kerk en receptiezaal voordat je voorganger, musici en andere betrokkenen vastlegt. Werk daarna toe naar één centraal draaiboek waarin dienst, ontvangst en receptie op elkaar aansluiten. Verstuur uitnodigingen op tijd en houd aanmeldingen, dieetwensen en kinderopvang bij. In de laatste week draait alles om aantallen, programmaboekjes, techniek, servies, dranken en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kerk en zaal reserveren
3
Voorganger en musici vastleggen
4
Muziek en liederen selecteren
2 personen
5
Sprekers en lezers benaderen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Kinderopvang afstemmen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Bloemen en decoratie bestellen
14
Programma voor de dienst maken
2 personen
15
Teksten voor de dienst verzamelen
2 personen
16
Aantallen aanmeldingen bijwerken
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
19
Tafelschikking uitwerken
2 personen
20
Draaiboek uitdelen
21
Techniek en muziek testen
2 personen
22
Servies en materialen controleren
2 personen
23
Verse boodschappen kopen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Bloemstukken ophalen
26
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
27
Salades en hapjes voorbereiden
4 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Kerkzaal openen
2 personen
30
Stoelen in rijen plaatsen
4 personen
31
Tafels voor receptie opstellen
4 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bloemstukken plaatsen
2 personen
35
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
36
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
37
Spreekgestoelte voorbereiden
38
Muziekbladen klaarleggen
2 personen
39
Kleedruimte voor medewerkers inrichten
40
Toiletten controleren
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
44
Laatkomers begeleiden
2 personen
45
Dienst begeleiden
4 personen
46
Muzikale bijdragen uitvoeren
5 personen
47
Foto's maken
48
Receptie openen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
4 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Hapjes en brood aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen
59
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

60
Buffet afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
64
Keuken schoonmaken
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Afval wegbrengen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Tafelsaantal 16
Buffettafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Schoteltjesaantal 130
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 160
Gebaksbordjesaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Vorkenaantal 160
Messenaantal 160
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Kannenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekstandaardsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele luidsprekersaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Tafellopersaantal 16
Papieren slingersaantal 12
Naamkaartjesaantal 130
Fotolijstjesaantal 8

Papierwerk

Programmaboekjesaantal 150
Routebordjesaantal 8
Menukaartenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg kerk, zaal, voorganger en musici uiterlijk enkele maanden vooraf vast. Controleer meteen hoeveel stoelen, tafels en buffettafels beschikbaar zijn en wat je zelf moet regelen.
Plan de uitnodigingen niet als één actie. Verstuur ze bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, registreer aanmeldingen doorlopend en vraag dieetwensen en behoefte aan kinderopvang direct mee.
Maak het programma van de dienst pas definitief nadat teksten, liederen, lezers en sprekers binnen zijn. Laat het programmaboekje uiterlijk 1 week vooraf afdrukken, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Plan een technische test van microfoons, muziekstandaards en verlengsnoeren uiterlijk 2 dagen vooraf. Test op de plek waar voorganger, musici en sprekers daadwerkelijk staan.
Werk met een eindcontrole op de dag vóór de receptie: controleer servies, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en glazen; zet dranken koud en haal bloemen zo laat mogelijk op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumkerkdienst organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 maanden vooraf met datum, kerk, zaal, voorganger en musici. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de dienst.
Wanneer moet je de catering voor een jubileumreceptie bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en het verwachte aantal gasten bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef een definitief aantal en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de receptie door.
Wanneer druk je programmaboekjes voor een jubileumkerkdienst?: Druk de programmaboekjes ongeveer 1 week vooraf. Plan daarvoor een laatste controle van liederen, teksten, namen en volgorde, zodat correcties nog mogelijk zijn.
Wanneer test je de techniek voor een jubileumkerkdienst?: Test microfoons, standaards, muziek en verlengsnoeren uiterlijk 2 dagen vooraf en nogmaals kort voor aanvang. Reserveer op de dag zelf minimaal 30 minuten voor een geluidscheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.