So organisierst du einen Jubiläumsgottesdienst mit Empfang
Bei einem Jubiläumsgottesdienst müssen kirchlicher Ablauf und anschließender Empfang genau zusammenpassen. Beginne deshalb mit Termin, Kirche und Saal und kläre danach Pastor, Musiker, Beiträge und Verpflegung. Rechne mit mehreren Wochen Vorlauf für Einladungen, Anmeldungen und Drucksachen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein kurzer Ablaufplan darüber, ob Gottesdienst, Empfang, Technik und Helfer reibungslos ineinandergreifen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Kirche und Saal reservieren
- 3
Pastor und Musiker festlegen
- 4
Musik und Lieder auswählen
2 Personen
- 5
Redner und Vorleser ansprechen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen erfassen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Kinderbetreuung abstimmen
- 12
Catering bestellen
2 Personen
- 13
Blumen und Deko bestellen
- 14
Programm für den Gottesdienst erstellen
2 Personen
- 15
Texte für den Gottesdienst sammeln
2 Personen
- 16
Anzahl der Anmeldungen aktualisieren
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Programmhefte drucken
2 Personen
- 19
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
- 20
Ablaufplan verteilen
- 21
Technik und Musik testen
2 Personen
- 22
Geschirr und Materialien prüfen
2 Personen
- 23
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Blumengestecke abholen
- 26
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
- 27
Salate und Snacks vorbereiten
4 Personen
- 28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 29
Kirchenraum öffnen
2 Personen
- 30
Stühle in Reihen aufstellen
4 Personen
- 31
Tische für den Empfang aufstellen
4 Personen
- 32
Buffettische einrichten
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 35
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 36
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 37
Rednerpult vorbereiten
- 38
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
- 39
Umkleide für Mitarbeitende einrichten
- 40
Toiletten kontrollieren
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 42
Gäste empfangen
4 Personen
- 43
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 44
Spätankömmlinge begleiten
2 Personen
- 45
Dienst begleiten
4 Personen
- 46
Musikalische Beiträge aufführen
5 Personen
- 47
Fotos machen
- 48
Empfang eröffnen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 50
Getränke servieren
3 Personen
- 51
Buffet eröffnen
2 Personen
- 52
Snacks und Brot auffüllen
3 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 56
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Abschiedsgäste begleiten
2 Personen
- 59
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Buffet abbauen
4 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 63
Kirchensaal reinigen
4 Personen
- 64
Küche reinigen
3 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Dekoration entfernen
3 Personen
- 67
Müll entsorgen
2 Personen
- 68
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 69
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 71
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 130
- TischeAnz. 16
- BuffetischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- UmkleidetischeAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- UntertassenAnz. 130
- TrinkgläserAnz. 160
- WeingläserAnz. 130
- TellerAnz. 160
- TortenplattenAnz. 140
- KaffeelöffelAnz. 140
- GabelnAnz. 160
- MesserAnz. 160
- ServierlöffelAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 20
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 12
- KannenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- NotenständerAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobile LautsprecherAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 10
- TischläuferAnz. 16
- PapiergirlandenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 130
- FotorahmenAnz. 8
Papierkram
- ProgrammhefteAnz. 150
- WegweiserAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- MüllsackhalterAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum und Programm fest und reserviere Kirche und Saal möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Musiker, Redner und Vorleser verbindlich ansprechen.
- Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist 2 bis 3 Wochen vorher. Frage dabei gleich nach Ernährungswünschen und aktualisiere die Personenzahl für das Catering.
- Plane den Empfang nicht nur nach Sitzplätzen: Für Kaffee, Kuchen und Getränke brauchst du zusätzlich Buffetische, Geschirr, Kannen und ausreichend Stellfläche. Prüfe die Mengen spätestens 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen.
- Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Notenständer und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Ein Ersatzplan für Musik oder Redebeiträge verhindert Verzögerungen, falls ein Gerät ausfällt.
- Verteile den Ablaufplan spätestens am Vortag an Pastor, Musiker, Redner und Helfer. Namensschilder, Programmhefte, Tischordnung und Blumengestecke sollten dann bereits vollständig vorbereitet oder abgeholt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläumsgottesdienst organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Kirche und Saal, Pastor, Musiker und wichtige Beiträge brauchen zuerst eine feste Zusage; Einladungen können danach etwa 6 Wochen vorher verschickt werden.
- Wann verschickt man Einladungen für einen Jubiläumsgottesdienst?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor dem Gottesdienst. Lege eine Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin fest, damit Catering, Sitzordnung und Namensschilder rechtzeitig angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für Gottesdienst und Empfang?
- Plane für Möbel, Buffet, Technik und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Mikrofone und Musik sollten zusätzlich 60 Minuten vor Beginn getestet werden, auch wenn die Technik bereits bekannt ist.
- Was muss man beim Empfang nach dem Gottesdienst besonders vorbereiten?
- Neben Speisen und Getränken werden häufig Kaffeetassen, Teller, Gläser, Besteck, Servierplatten und ausreichend Kannen vergessen. Prüfe diese Ausstattung spätestens 7 Tage vorher und stelle Getränke sowie frische Einkäufe am Veranstaltungstag rechtzeitig bereit.
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