Zo organiseer je een jubileumgala zonder last-minute stress

Een jubileumgala vraagt meer voorbereiding dan alleen een diner met muziek. Je stemt gasten, zitplaatsen, catering, speeches en techniek op elkaar af, terwijl dieetwensen en aanmeldingen blijven veranderen. Begin met de gastenlijst en reservering, werk daarna toe naar catering, programma en tafelschikking. Plan de laatste controles op de dag zelf, zodat taart, bloemen, dranken en presentaties op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
8
Tafelschikking maken
2 personen
9
Menukaarten opstellen
10
Naambadges voorbereiden
2 personen
11
Reservering bevestigen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Taart bestellen
14
Bloemen bestellen
15
Muziek afspeellijst maken
16
Presentaties verzamelen
17
Spreekteksten controleren
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Cadeau en bloemen klaarzetten
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Taart ophalen
23
Bloemen ophalen
24
Locatie openen
2 personen
25
Ruimtes controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Tafellinnen leggen
3 personen
29
Servies klaarzetten
3 personen
30
Bestek klaarleggen
2 personen
31
Glazen klaarzetten
2 personen
32
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Lichtdecoratie installeren
2 personen
35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Buffet opbouwen
4 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dranken klaarzetten
3 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
42
Geluidsniveau testen
2 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
44
Briefing bediening geven
4 personen

Event

45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Jassen aannemen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
4 personen
48
Aanmeldingen afvinken
2 personen
49
Naambadges uitdelen
2 personen
50
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
51
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
52
Welkomstwoord verzorgen
53
Buffet openen
2 personen
54
Dinerbuffet begeleiden
4 personen
55
Dranken bijvullen
3 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Jubileumtoespraak verzorgen
58
Presentatie afspelen
2 personen
59
Taart aansnijden
2 personen
60
Taart serveren
4 personen
61
Koffie en thee serveren
3 personen
62
Muziek starten
63
Dansvloer begeleiden
2 personen
64
Late hapjes serveren
3 personen
65
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
66
Garderobe uitgeven
2 personen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
4 personen
70
Glazen afwassen
3 personen
71
Buffet schoonmaken
3 personen
72
Keuken schoonmaken
3 personen
73
Tafels afbreken
4 personen
74
Stoelen opruimen
3 personen
75
Decoratie verwijderen
3 personen
76
Verlichting afbreken
2 personen
77
Techniek afkoppelen
2 personen
78
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
80
Overgebleven eten verpakken
2 personen
81
Koelmaterialen legen
2 personen
82
Herbruikbare spullen inventariseren
2 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Statafelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 75
Wijnglazenaantal 75
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 75
Dinervorkenaantal 75
Taartvorkjesaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Koffiekanaantal 3
Theepottenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Taartschepaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Voedselcontainersaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Opladersaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 75
Vazenaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Jubileumbanner
Fotolijstjesaantal 12
Confettieaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Tafellampjesaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een vaste planning voor de gastenlijst: verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief bestelt.
Maak de tafelschikking pas nadat de definitieve gastenlijst vaststaat. Controleer daarna of elke tafel genoeg stoelen, servies en glazen heeft voor het werkelijke aantal gasten.
Plan speeches en presentaties als één programmaonderdeel. Verzamel bestanden en spreekteksten uiterlijk één week vooraf en test beeld, geluid en aansluitingen nogmaals op de locatie.
Regel producten met een eigen ophaalmoment apart van de boodschappen. Plan taart en bloemen zo dat ze op de dag zelf niet tegelijk met het openen en controleren van de ruimtes binnenkomen.
Koel dranken en richt buffet- en koffiestations in vóór de gasten arriveren. Controleer ook of warmhoudbakken, serveerschalen, opscheplepels en koffieapparaten op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumgala?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en reservering. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 8 weken voor het gala, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst voor een jubileumgala maken?: Maak de definitieve lijst ongeveer 2 weken voor het gala, na een herinnering aan genodigden. Gebruik die versie voor de catering, tafelschikking, menukaarten en naambadges.
Hoeveel drank reken je voor een jubileumgala?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; stem de bestelling af op de duur van het programma en het aantal gasten.
Wanneer test je de techniek voor speeches en presentaties?: Test de techniek minimaal 1 week vooraf met de echte presentaties en spreekteksten. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat de locatie opengaat, inclusief geluid, beeld en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.