Jubiläumsgala organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einer Jubiläumsgala entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern die Reihenfolge der Vorbereitung. Beginne mit Gästeliste, Einladung und Reservierung, bevor du Catering, Sitzordnung und Beiträge festlegst. Zwei bis drei Wochen vor der Feier müssen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Technik bereits konkret geprüft werden. Am Veranstaltungstag zählen kurze Kontrollen: Räume öffnen, Getränke kühlen, Torte und Blumen abholen und Präsentationen testen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen gestalten
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung senden
7
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
8
Tischordnung erstellen
2 Personen
9
Speisekarten erstellen
10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
11
Reservierung bestätigen
12
Catering bestellen
2 Personen
13
Torte bestellen
14
Blumen bestellen
15
Musik-Playlist erstellen
16
Präsentationen sammeln
17
Sprechtexte prüfen
2 Personen
18
Technik testen
2 Personen
19
Geschenk und Blumen bereitlegen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Torte abholen
23
Blumen abholen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Räume kontrollieren
2 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tischwäsche auflegen
3 Personen
29
Geschirr bereitstellen
3 Personen
30
Besteck auslegen
2 Personen
31
Gläser bereitstellen
2 Personen
32
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Lichtdekoration installieren
2 Personen
35
Empfangstisch einrichten
2 Personen
36
Garderobe einrichten
2 Personen
37
Buffet aufbauen
4 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Getränke bereitstellen
3 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
42
Lautstärke testen
2 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
44
Einweisung für das Servicepersonal geben
4 Personen

Event

45
Gäste empfangen
4 Personen
46
Jacken entgegennehmen
2 Personen
47
Begrüßungsgetränk servieren
4 Personen
48
Anmeldungen abhaken
2 Personen
49
Namensschilder verteilen
2 Personen
50
Aperitifhäppchen servieren
3 Personen
51
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
52
Begrüßungswort übernehmen
53
Buffet eröffnen
2 Personen
54
Abendbuffet betreuen
4 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Tische abräumen
3 Personen
57
Jubiläumsrede halten
58
Präsentation abspielen
2 Personen
59
Torte anschneiden
2 Personen
60
Torte servieren
4 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
62
Musik starten
63
Tanzfläche betreuen
2 Personen
64
Späte Snacks servieren
3 Personen
65
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
66
Garderobe ausgeben
2 Personen
67
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
4 Personen
70
Gläser spülen
3 Personen
71
Buffet reinigen
3 Personen
72
Küche reinigen
3 Personen
73
Tische abbauen
4 Personen
74
Stühle aufräumen
3 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Beleuchtung abbauen
2 Personen
77
Technik abkoppeln
2 Personen
78
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
79
Fundsachen sammeln
80
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
81
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
82
Wiederverwendbare Gegenstände inventarisieren
2 Personen
83
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
84
Müll entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
KlappischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 75
WeingläserAnz. 75
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
DinnermesserAnz. 75
EsstischgabelnAnz. 75
TortengabelnAnz. 75
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeekanneAnz. 3
TeekannenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
TortenheberAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
LebensmittelbehälterAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektorleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadegeräteAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 75
VasenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 10
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
Jubiläumsbanner
FotorahmenAnz. 12
KonfettiAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die erste Gästeliste mindestens 8 Wochen vor der Gala an und verschicke die Einladungen anschließend mit einer klaren Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen. So bleibt Zeit, Absagen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Erstelle die endgültige Gästeliste 10 bis 14 Tage vorher. Erst danach solltest du Tischordnung, Namensschilder, Speisekarten und die genaue Cateringmenge festlegen.
Plane neben den rechteckigen Tischen auch Buffetische, Stehtische, Garderobenständer und gegebenenfalls Klapptische ein. Prüfe die Raumaufteilung mindestens eine Woche vor der Gala, damit Wege zum Buffet und zur Garderobe frei bleiben.
Teste Präsentationen, Musik und die gesamte Technik spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Geräten. Lege Sprechtexte, Geschenk und Blumen vor Beginn an einem festen, beschrifteten Platz bereit.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und kontrolliere Gläser, Teller, Besteck sowie Servierutensilien vor dem Eintreffen der Gäste. Hole Torte und Blumen mit einem Zeitpuffer von mindestens 60 Minuten ab, damit Verspätungen nicht den Empfang stören.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsgala planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Reservierung und Einladungen. Für größere Gästekreise oder viele Redebeiträge sind 3 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläumsgala?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 3 Wochen vorher, damit Catering und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wann muss die Sitzordnung für eine Gala fertig sein?: Erstelle den ersten Entwurf, sobald die Anmeldungen vorliegen, und finalisiere ihn 10 bis 14 Tage vor der Feier. Drucke Namensschilder und Speisekarten erst nach dieser letzten Prüfung.
Was muss man am Tag der Jubiläumsgala zuerst erledigen?: Öffne die Location, kontrolliere Räume und Technik und prüfe anschließend Tische, Garderobe und Buffetbereich. Getränke sollten früh gekühlt werden; Torte, Blumen und Präsentationsmaterial gehören spätestens 60 Minuten vor Beginn an ihren Platz.

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