Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin een jubileumfeest niet met decoratie, maar met de gastenlijst, datum en locatie. Daarna leg je de praktische basis vast: tafels, stoelen, partytenten, catering en techniek. Verzamel dieetwensen op tijd en werk toe naar één definitieve gastenlijst, zodat je hoeveelheden en indeling kloppen. Plan daarnaast het inhoudelijke deel met foto’s, speeches en een jubileumpresentatie. In de laatste week controleer je het weer, koel je dranken en test je alle apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Locatie reserveren
8
Partytenten reserveren
9
Extra tafels regelen
10
Stoelen regelen
11
Muziek afspeellijst maken
12
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
13
Jubileumpresentatie samenstellen
2 personen
14
Programma en speeches maken
2 personen
15
Sprekers bevestigen
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Decoratie sorteren
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Weerplan klaarzetten
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Terrein controleren
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Servies klaarzetten
2 personen
32
Bestek klaarzetten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Drankenpunt inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Fotowand opbouwen
2 personen
37
Presentatie klaarzetten
2 personen
38
Muziek aansluiten
2 personen
39
Geluidsniveau testen
2 personen
40
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
41
Welkomsttafel inrichten
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Koffie en thee schenken
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet op temperatuur houden
2 personen
51
Dinerbuffet openen
3 personen
52
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Servies ophalen
3 personen
55
Jubileumspeech verzorgen
56
Presentatie afspelen
2 personen
57
Taart aansnijden
3 personen
58
Taart serveren
3 personen
59
Muziek verzorgen
60
Fotowand begeleiden
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletten tussentijds controleren
63
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

64
Muziek en techniek uitschakelen
2 personen
65
Eten en drinken opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Materialen controleren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Taartmes en taartschepaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Actieve speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Welkomstbord
Pennenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Afvalcontainersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en aanmeldingen te verzamelen. Maak uiterlijk één week vooraf de definitieve gastenlijst; pas daarna bereken je catering, servies en zitplaatsen.
Reserveer locatie, partytenten, tafels en stoelen als één geheel. Controleer of er ook buffettafels, garderoberekken en afvalbakken nodig zijn, zodat de ontvangst en doorstroming niet op het laatste moment geregeld moeten worden.
Werk het programma uiterlijk twee weken vooraf uit en bevestig alle sprekers. Verzamel foto’s en bouw de jubileumpresentatie niet pas op de feestdag; test beeld, geluid en aansluitingen vooraf op de locatie.
Koel dranken en bereid hapjes in fases voor. Zet koelboxen met koelelementen klaar voor extra voorraad en gebruik serveerschalen met deksel wanneer eten eerder dan het buffetmoment wordt klaargezet.
Maak naast de weersverwachting een praktisch weerplan. Bepaal vooraf waar partytenten komen, waar gasten naar binnen kunnen en waar techniek en eten droog blijven; open de locatie vervolgens ruim vóór aankomst van de eerste gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfeest organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, datum en locatie. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en leg de definitieve aantallen uiterlijk één week voor het feest vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef gasten een uiterste aanmelddatum van ongeveer 3 weken vóór het feest, zodat je dieetwensen en cateringhoeveelheden tijdig kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop naast alcohol ook ruim water en frisdrank en houd rekening met extra voorraad bij warm weer.
Wanneer test je de techniek voor een jubileumpresentatie?: Test presentatie, geluid en aansluitingen uiterlijk één week vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer of de foto’s goed zichtbaar zijn en wijs één persoon aan die tijdens het programma de techniek bedient.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.