Jubiläumsfeier organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die endgültige Gästeliste spätestens 10 bis 14 Tage vor der Feier fest. Erst dann lassen sich Cateringmengen, Tischplätze, Stühle sowie Teller, Gläser und Besteck sinnvoll kalkulieren.
• Plane für Präsentation und Reden einen festen Ablauf mit Uhrzeiten und bestätige jeden Referenten spätestens eine Woche vorher. Sammle Fotos frühzeitig und teste die Präsentation einmal komplett mit dem vorgesehenen Gerät.
• Kühle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Stelle Kühlboxen und Kühlelemente am Vorabend bereit und beginne mit dem Kühlen mindestens 6 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste.
• Bereite Snacks, Servierschalen und beschriftete Buffetbereiche am selben Tag mit Zeitpuffer vor. Für Kaffee solltest du Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und Thermoskannen gemeinsam an einem gut erreichbaren Platz aufbauen.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Tische und die Sitzordnung. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Technik, Dekoration, Garderobe und Abfallbehälter rechtzeitig stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der Reservierung der Location. Das Programm, Catering und die Ausstattung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin konkret feststehen.

Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?

Setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Feier und erstelle die endgültige Gästeliste 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Speisen, Getränke, Sitzplätze und Geschirr passend bestellen oder bereitstellen.

Wie viel Vorbereitungszeit braucht eine Jubiläumsfeier am Tag selbst?

Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, Möbel, Buffet, Getränke, Dekoration und Technik ein. Bei einer Präsentation oder mehreren Reden sind zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Techniktest sinnvoll.

Was muss man bei einer Jubiläumsfeier bei schlechtem Wetter beachten?

Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und lege dann fest, ob Partyzelte, überdachte Sitzplätze oder ein Innenraum benötigt werden. Reserviere zusätzliche Zelte und Mobiliar möglichst spätestens 1 bis 2 Wochen vorher, damit eine kurzfristige Änderung nicht an der Verfügbarkeit scheitert.