Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste stappen naar de feestdag toe. Eerst leg je datum, locatie en aantal gasten vast; daarna regel je uitnodigingen, catering en het programma. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat tafelschikking, naamkaartjes en hoeveelheden kloppen. In de laatste week draait alles om bevestigen, ophalen, koelen en testen. Vooral presentaties, toespraken, taart en techniek worden vaak te laat afgestemd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma definitief maken
2 personen
8
Sprekers en optredens bevestigen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Taart bestellen
11
Muziekselectie maken
12
Presentatie samenstellen
2 personen
13
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
14
Toespraken afstemmen
2 personen
15
Tafelschikking maken
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Routebeschrijving versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Versproducten ophalen
2 personen
21
Taart ophalen
22
Locatie controleren
2 personen
23
Koelkasten leegruimen
2 personen
24
Dranken koud zetten
3 personen
25
Decoratie sorteren
2 personen
26
Techniek testen
2 personen
27
Presentatie testen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Salades voorbereiden
3 personen
30
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Buffet opbouwen
4 personen
34
Drankstation inrichten
2 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Fotohoek inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
40
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
41
Verlichting controleren
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
44
Cateringbriefing geven
2 personen
45
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
48
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gasten naar programma begeleiden
52
Welkomstwoord verzorgen
53
Presentatie afspelen
54
Toespraken begeleiden
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffetgerechten serveren
4 personen
57
Buffet bijvullen
3 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Servies afruimen
3 personen
60
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
61
Taart serveren
3 personen
62
Muziek verzorgen
63
Fotohoek begeleiden
64
Koffie en thee serveren
2 personen
65
Laatste ronde aankondigen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Eten en drinken afdekken
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Techniek afbouwen
2 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Afval wegbrengen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
80
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Karaffenaantal 8
Taartmesaantal 2
Taartvorkjesaantal 75

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 70
Naamkaartjesaantal 75
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 6 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Plan daarna binnen 3 dagen een bevestiging, zodat ontbrekende reacties snel opvallen.
Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Bevestig sprekers en optredens opnieuw en stem toespraken af op spreektijd; houd per spreker bijvoorbeeld 5 tot 7 minuten aan.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering. Bestel taart en controleer of er aparte taartvorkjes en een taartmes beschikbaar zijn.
Test presentatie, projector, projectiescherm, laptop, geluidsinstallatie en microfoons minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of de aansluitingen op locatie werken.
Plan de laatste boodschappen en het ophalen van versproducten en taart op de dag zelf of hooguit 1 dag ervoor. Zet dranken minstens 4 uur vooraf koud, controleer koelkasten en loop route, tafels, stoelen en decoratie nog één keer na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 maanden vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen 6 weken voor het feest en maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?: Verstuur ze bij voorkeur 6 weken vooraf. Zet een uiterste aanmelddatum 3 weken voor het feest, zodat je nog tijd hebt voor catering, tafelschikking en naamkaartjes.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water mee en zet de eerste voorraad minimaal 4 uur vooraf koud.
Wanneer regel je de presentatie en toespraken voor een jubileumfeest?: Verzamel foto's en maak de presentatie uiterlijk 2 weken vooraf. Test de presentatie en techniek 1 dag voor het feest en stem de definitieve toespraken uiterlijk een week vooraf af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.