Cómo organizar una fiesta de aniversario sin imprevistos

Organizar una fiesta de aniversario resulta más sencillo si sigues un orden claro: primero cierras invitados y necesidades, después reservas comida y preparas el programa. Las confirmaciones determinan las cantidades de catering, bebidas, sillas y vajilla. En los últimos días conviene concentrarse en recoger productos frescos, enfriar bebidas, probar el sonido y dejar lista la presentación. Este plan reúne 80 tareas y 56 elementos para que no olvides detalles que suelen aparecer demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Confirmar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Definir el programa final
2 personas
8
Confirmar ponentes y actuaciones
9
Pedir el catering
2 personas
10
Pedir tarta
11
Seleccionar la música
12
Preparar la presentación
2 personas
13
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
14
Coordinar los discursos
2 personas
15
Organizar la disposición de las mesas
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Enviar indicaciones
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger productos frescos
2 personas
21
Recoger la tarta
22
Comprobar el lugar
2 personas
23
Vaciar los frigoríficos
2 personas
24
Enfriar las bebidas
3 personas
25
Clasificar la decoración
2 personas
26
Probar la técnica
2 personas
27
Probar la presentación
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Preparar ensaladas
3 personas
30
Preparar los platos del bufé
4 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Montar el buffet
4 personas
34
Montar el puesto de bebidas
2 personas
35
Preparar la vajilla
2 personas
36
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar el rincón de fotos
2 personas
39
Montar el sistema de sonido
2 personas
40
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
41
Comprobar la iluminación
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Montar la mesa de recepción
2 personas
44
Dar la reunión informativa de catering
2 personas
45
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

46
Recibir a los invitados
3 personas
47
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
48
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Acompañar a los invitados al programa
52
Dar la bienvenida
53
Reproducir la presentación
54
Coordinar los discursos
55
Abrir el buffet
2 personas
56
Servir los platos del buffet
4 personas
57
Reponer el bufé
3 personas
58
Servir comidas especiales
2 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Cortar la tarta de aniversario
2 personas
61
Servir la tarta
3 personas
62
Proporcionar la música
63
Atender el rincón fotográfico
64
Servir café y té
2 personas
65
Anunciar la última ronda
66
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

67
Cubrir la comida y la bebida
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Lavar la vajilla
4 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Desmontar equipo técnico
2 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Repartir la comida sobrante
2 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Llevar la basura
2 personas
79
Recoger objetos perdidos
80
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10
Jarrascant. 8
Cuchillo para tartacant. 2
Tenedores de tartacant. 75

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Servilleteroscant. 70
Tarjetas de nombrecant. 75
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Arreglos floralescant. 6
Velascant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 4 y 6 semanas antes con la lista de invitados y las invitaciones. Deja al menos 10 días para recibir respuestas y confirma después asistencia y preferencias dietéticas antes de cerrar el catering.
Cierra el programa como mínimo 7 días antes. Confirma discursos y actuaciones, recopila las fotos de la presentación y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y el equipo de sonido.
Calcula mesas, sillas y vajilla a partir del número confirmado, no del número inicialmente invitado. Reserva también mesas de buffet y mesas altas si habrá zonas separadas para comer, servir y conversar.
Haz la compra seca y revisa el menaje 2 o 3 días antes; deja los productos frescos para el día anterior. Vacía los frigoríficos con antelación para poder enfriar bebidas sin bloquear el espacio.
El día del aniversario, comprueba el lugar y el pronóstico del tiempo por la mañana. Clasifica la decoración, coloca las tarjetas con nombres, recoge la tarta a la hora acordada y revisa cables alargadores y regletas antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá catering, actuaciones o proyección de fotos. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha de confirmación unos 10 días antes.
¿Cuándo se confirma el número de invitados para el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la fiesta. En ese momento confirma también las preferencias dietéticas, ajusta las raciones y revisa la cantidad de platos, vasos, copas y cubiertos.
¿Cuándo hay que preparar la presentación de fotos?: Recopila las fotos y prepara la presentación al menos 7 días antes. Haz una prueba completa 1 o 2 días antes con el portátil, el proyector, la pantalla y el equipo de sonido del lugar.
¿Cuándo se enfrían las bebidas para una fiesta de aniversario?: Vacía los frigoríficos 1 o 2 días antes y empieza a enfriar las bebidas la víspera. Si no cabe todo, utiliza neveras portátiles y separa las bebidas de bienvenida de las que se servirán durante la comida.

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