Zo organiseer je een jubileumdiner zonder last-minute stress

Begin een jubileumdiner niet met decoratie, maar met de gastenlijst, datum en locatie. Daarna leg je het menu vast, verstuur je uitnodigingen en verzamel je dieetwensen voordat je servies, glaswerk en cateringbenodigdheden reserveert. In de laatste week werk je de tafelschikking, toespraken en menukaarten af. Houd de laatste 24 uur voor verse boodschappen, koelen, snijden en het klaarmaken van dessert, sauzen en dressings.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Locatie reserveren
3
Menu bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cateringbenodigdheden bestellen
8
Servies en glaswerk reserveren
9
Zitplaatsen indelen
2 personen
10
Tafelschikking uitwerken
2 personen
11
Muziekplaylist samenstellen
12
Toespraken inventariseren
13
Menukaarten ontwerpen
14
Menukaarten afdrukken
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Bloemstukken bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Houdbare boodschappen doen
2 personen
19
Dranken inkopen
2 personen
20
Servies ophalen
2 personen
21
Verse boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Groenten wassen en snijden
3 personen
24
Dessert voorbereiden
2 personen
25
Sausen en dressings maken
2 personen
26
Locatie schoonmaken
3 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Tafelkleden en lopers leggen
3 personen
29
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
30
Glazen en karaffen plaatsen
2 personen
31
Decoratie plaatsen
3 personen
32
Bloemstukken neerzetten
2 personen
33
Licht en muziek testen
2 personen
34
Buffet en bar inrichten
3 personen
35
Koffie- en theestation vullen
2 personen
36
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Welkomstdrank serveren
3 personen
39
Jassen aannemen
2 personen
40
Aperitiefhapjes serveren
2 personen
41
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
42
Voorgerecht uitserveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Borden ophalen
3 personen
45
Hoofdgerecht uitserveren
4 personen
46
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
47
Toespraak aankondigen
48
Toespraken begeleiden
2 personen
49
Dessert uitserveren
4 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
52
Kaasplank serveren
2 personen
53
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
54
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

55
Tafels afruimen
4 personen
56
Servies afwassen
4 personen
57
Restanten verpakken
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Keuken schoonmaken
3 personen
60
Zaal schoonmaken
3 personen
61
Meubilair terugzetten
3 personen
62
Decoratie opruimen
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Overgebleven drank opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Tafellopersaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Borden voor voorgerechtaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Dinersets vorkenaantal 60
Dinersets messenaantal 60
Dinersets lepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 8

Decoratie

Servettenringenaantal 55
Naamkaartjesaantal 55
Menukaartenaantal 55
Bloemstukkenaantal 6
Vazenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Gastenboek
Balpennenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Koffiethermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per gast één stoel, dinerbord, voorgerechtbord, dessertbord, waterglas en wijnglas; tel voor reserve minstens 5 procent extra.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve overzicht minimaal 7 dagen voor het diner aan de cateraar of degene die kookt. Zo voorkom je dat een aangepast gerecht pas aan tafel wordt bedacht.
Bestel servies en glaswerk zodra het aantal gasten redelijk vaststaat, liefst 3 tot 4 weken vooraf. Controleer bij het ophalen of alle onderdelen aanwezig zijn, vooral champagneglazen, koffiekopjes, serveerschalen en opscheplepels.
Doe houdbare boodschappen en dranken 3 tot 5 dagen vooraf en zet gekoelde dranken de avond ervoor koud. Verse groenten haal je pas op de dag zelf; wassen en snijden kan enkele uren voor binnenkomst van de gasten.
Plan toespraken en muziek vóór de ontvangst, niet tijdens het diner. Verzamel uiterlijk een week vooraf wie iets wil zeggen en maak een playlist die minstens 4 uur duurt, zodat er geen onderbreking ontstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumdiner organiseren?: Leg de locatie en gastenlijst bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen vervolgens 6 tot 8 weken voor het diner en vraag een uiterste aanmelddatum van ongeveer 3 weken vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumdiner?: Stuur uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de datum. Vraag gasten om uiterlijk 3 weken vooraf te reageren, zodat je dieetwensen, aantallen, servies en de tafelschikking op tijd kunt afronden.
Hoeveel glazen en borden heb je nodig per gast?: Reken minimaal op één dinerbord, één bord voor het voorgerecht, één dessertbord, één waterglas en één wijnglas per gast. Neem 5 tot 10 procent reserve; bij 30 gasten zijn dat bijvoorbeeld 32 tot 33 exemplaren per onderdeel.
Wat moet ik de dag voor een jubileumdiner doen?: Zet dranken de avond ervoor koud, controleer servies en glaswerk en leg tafelkleden, tafellopers en naamkaartjes klaar. Bereid dessert, sauzen en dressings waar mogelijk vooraf; bewaar het snijwerk voor groenten bij voorkeur tot enkele uren voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.