Zo organiseer je een jubileumdienst zonder last-minute stress

Een jubileumdienst vraagt om een strakke volgorde: leg eerst datum, locatie en kernteam vast, en werk daarna het programma en de gastencommunicatie uit. Reserveer voorganger, sprekers, muzikanten en koor voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel teksten, liederen, gebeden en presentaties ruim op tijd, zodat programmaboekjes en techniek getest kunnen worden. De laatste week draait vooral om bevestigen: aanmeldingen, dieetwensen, catering, toegankelijkheid, opstelling en dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorganger en sprekers boeken
2 personen
3
Muzikanten en koor vastleggen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Reserveringen bevestigen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering aan gasten sturen
11
Definitief gastenoverzicht maken
2 personen
12
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
13
Teksten voor dienst verzamelen
2 personen
14
Liederen en gebeden controleren
2 personen
15
Programmaboekjes opmaken
2 personen
16
Programmaboekjes printen
2 personen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Muziekbestanden verzamelen
19
Presentaties testen
2 personen
20
Toegankelijkheid controleren
21
Garderobe inrichten
2 personen
22
Tafelschikking bepalen
2 personen
23
Voorraad controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
28
Locatie schoonmaken
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Tafels feestelijk dekken
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
34
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Muziek en presentatie testen
2 personen
38
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

41
Gasten ontvangen
4 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Jubileumdienst begeleiden
4 personen
45
Foto's tijdens dienst maken
46
Overgang naar receptie begeleiden
3 personen
47
Dranken serveren
4 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
50
Buffet openen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
55
Taart aansnijden en serveren
3 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
58
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

59
Restanten veilig verpakken
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afruimen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Toiletten controleren
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Restanten verdelen
2 personen
70
Foto's veilig opslaan
71
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Koffiekannenaantal 5
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Taartscheppenaantal 3
Taartmessenaantal 2
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Beamerscherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Jubileumbanner
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummertjesaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Catering

Programmaboekjesaantal 100
Menukaartenaantal 100
Pennenaantal 12
Naamstickersaantal 100
Serveerschortenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Plan de inhoud minstens 6 weken vooraf. Laat teksten voor de dienst, liederen en gebeden uiterlijk 2 weken voor de jubileumdienst controleren, zodat programmaboekjes nog opgemaakt en geprint kunnen worden.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma in hoofdlijnen vaststaan. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf en vraag bij dezelfde aanmelding naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften.
Maak 3 tot 5 dagen vooraf één definitief gastenoverzicht. Gebruik dat voor naamkaartjes, de tafelschikking, de cateringbestelling en het bepalen van het aantal stoelen, servies en glazen.
Test presentaties en muziekbestanden minimaal 1 dag vooraf met de draadloze microfoons, microfoonstandaards en luidsprekers op de echte locatie. Controleer ook of er een reserveoplossing is voor bestanden en batterijen.
Richt op de dag zelf eerst ontvangst, garderobe en zitplaatsen in. Koel dranken enkele uren vooraf, zet koffie- en waterpunten klaar en houd afvalbakken zichtbaar bij de eet- en drinkplekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, voorganger, sprekers, muzikanten en het koor; daarna kun je programma en uitnodigingen afronden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumdienst?: Verstuur ze ongeveer 6 weken voor de dienst, zodra datum, locatie en programma in hoofdlijnen vaststaan. Vraag om aanmelding binnen 3 tot 4 weken, zodat je nog 10 dagen hebt voor catering en indeling.
Wanneer moet de catering voor een jubileumdienst geregeld zijn?: Plaats de definitieve cateringbestelling ongeveer 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Bevestig het aantal gasten nogmaals 2 tot 3 dagen voor de dienst.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een jubileumdienst te testen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een volledige test, uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer microfoons, luidsprekers, muziekbestanden en presentaties in de ruimte waar de dienst plaatsvindt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.