Zo organiseer je een jubileumdamtoernooi

Begin met de datum, speellocatie en het toernooiformat; die drie keuzes bepalen de rest van je planning. Open daarna de inschrijving en leg meteen vast welke gegevens je nodig hebt, zoals dieetwensen en parkeerinformatie. Regel wedstrijdleiders, catering en prijzen voordat de deelnemerslijst definitief is. In de laatste week draait alles om controleren: het schema, de indeling van vrijwilligers, de damborden, damklokken en de zaalopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en speellocatie bevestigen
2 personen
2
Toernooiformat vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Prijzen en herinneringen bestellen
2 personen
8
Wedstrijdleiders vastleggen
2 personen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Speelruimte reserveren
11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Indeling vrijwilligers maken
2 personen
15
Deelnemers bevestigen
16
Prijzengeld en prijzen klaarleggen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Damborden en klokken testen
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Speeltafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Damborden klaarzetten
3 personen
24
Damschijven verdelen
2 personen
25
Klokken instellen
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet inrichten
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Toernooiborden ophangen
2 personen

Event

31
Ontvangst vrijwilligers
2 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Startinstructies geven
2 personen
34
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
35
Uitslagen verwerken
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Derde speelronde begeleiden
3 personen
40
Warme maaltijd serveren
4 personen
41
Vierde speelronde begeleiden
3 personen
42
Vijfde speelronde begeleiden
3 personen
43
Eindstanden controleren
2 personen
44
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Damborden en klokken opruimen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
49
Speelruimte schoonmaken
3 personen
50
Cateringmateriaal retourneren
2 personen
51
Uitslagen publiceren
52
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 24
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel

Sportmateriaal

Dambordenaantal 30
Damschijvenaantal 30
Damklokkenaantal 30
Notatieblokkenaantal 60
Notatiepennenaantal 60
Reserveklokkenaantal 3
Reservedambordenaantal 3
Speelnummerkaartenaantal 30
Uitslagenformulierenaantal 60
Prikbord
Pionnenaantal 30

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Vlaggetjeslijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 12
Certificatenaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer hoeveel rondes, welke speelduur en hoeveel deelnemers de locatie aankan; zonder die grenzen kun je geen betrouwbaar wedstrijdschema maken.
Open de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en vraag direct om dieetwensen. Controleer de deelnemerslijst minimaal één week vooraf en stuur daarna pas de definitieve bevestiging met parkeerinformatie.
Reserveer wedstrijdleiders en catering zodra de datum en locatie vaststaan. Houd voor eten en drinken rekening met het definitieve aantal deelnemers plus enkele extra porties, zodat late wijzigingen niet meteen problemen geven.
Test damborden, damklokken, laptop en printer uiterlijk een dag voor het toernooi. Leg reserveklokken en reservedamborden apart klaar; een defect onderdeel tijdens een ronde kost direct tijd.
Zet de zaal op volgorde van gebruik klaar: eerst speeltafels en stoelen, daarna damborden, damschijven en klokken, en vervolgens de registratietafel. Maak naamkaartjes, speelnummerkaarten en uitslagenformulieren vooraf klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdamtoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en format. Open de inschrijving daarna en bestel prijzen, herinneringen en medaillelinten uiterlijk 4 weken voor het toernooi.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Maak een voorlopige versie zodra de inschrijving sluit, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer het schema na de laatste deelnemersbevestiging en print de definitieve uitslagenformulieren op de dag ervoor.
Hoeveel damborden en damklokken heb je nodig?: Je hebt per gelijktijdige partij één dambord en één damklok nodig. Tel daarnaast minimaal 1 tot 2 reserveklokken en enkele reservedamborden mee voor storingen of beschadiging.
Wanneer moet de zaal voor een jubileumdamtoernooi klaarstaan?: Plan de speeltafels, stoelen en registratietafel minimaal 60 tot 90 minuten voor de ontvangst. Gebruik de laatste 30 minuten voor het instellen van de klokken, het verdelen van de damschijven en een korte controle van laptop en printer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.