Organiser un tournoi de dames pour un anniversaire
Un tournoi de dames d’anniversaire se prépare dans un ordre précis : lieu, format, inscriptions, arbitrage, repas et installation. Commence par fixer le nombre de participants et la durée disponible, car ces choix déterminent le nombre de tables, de jeux et de responsables de match. Prévois ensuite un suivi écrit des inscriptions et des besoins alimentaires. Le jour venu, réserve du temps pour tester les plateaux et les pendules avant l’arrivée des joueurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu de jeu
2 personnes
- 2
Définir le format du tournoi
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Commander les prix et les souvenirs
2 personnes
- 8
Définir les responsables de match
2 personnes
- 9
Réserver le catering
2 personnes
- 10
Réserver l’espace de jeu
- 11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 12
Envoyer les infos de parking
- 13
Établir le programme de la compétition
2 personnes
- 14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
- 15
Confirmer les participants
- 16
Préparer les prix et les récompenses
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Rassembler le matériel
3 personnes
- 19
Tester les plateaux d’échecs et les horloges
2 personnes
- 20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 21
Installer les tables de jeu
4 personnes
- 22
Installer les chaises
3 personnes
- 23
Préparer les plateaux d’échecs
3 personnes
- 24
Répartir les disques de dames
2 personnes
- 25
Régler les horloges
2 personnes
- 26
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 29
Suspendre la décoration
2 personnes
- 30
Accrocher les panneaux du tournoi
2 personnes
Événement
- 31
Accueil des bénévoles
2 personnes
- 32
Enregistrer les participants
3 personnes
- 33
Donner les consignes de départ
2 personnes
- 34
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
- 35
Traiter les résultats
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 39
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
- 40
Servir le repas chaud
4 personnes
- 41
Encadrer la quatrième manche
3 personnes
- 42
Encadrer le cinquième tour
3 personnes
- 43
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 44
Assurer la remise des prix
3 personnes
Suivi
- 45
Rassembler les déchets
3 personnes
- 46
Ranger les plateaux et les pendules
3 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
- 49
Nettoyer l’espace de jeu
3 personnes
- 50
Retourner le matériel de restauration
2 personnes
- 51
Publier les résultats
- 52
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de jeuqté 24
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
Matériel de sport
- Plateaux de damesqté 30
- Pions de damesqté 30
- Pendules de jeu de damesqté 30
- Blocs-notesqté 60
- Stylos de notationqté 60
- Horloges de secoursqté 3
- Jeux de dames de réserveqté 3
- Cartes de numéro de passageqté 30
- Feuilles de résultatsqté 60
- Panneau d’affichage
- Cônesqté 30
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Téléphone mobileqté 2
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Décoration
- Bannière d’anniversaireqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
- Badges nominatifsqté 60
- Nappesqté 6
- Trophéesqté 6
- Rubans de médailleqté 12
- Certificatsqté 60
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balais à mainqté 2
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le format avant d’envoyer les invitations : indique le nombre de rondes, la cadence des parties et l’heure prévue pour la remise des prix. Cela évite de modifier le programme après la clôture des inscriptions.
- Ferme les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi et vérifie chaque nom, besoin alimentaire et moyen de transport. Envoie les informations de stationnement au moins 48 heures à l’avance.
- Désigne un responsable pour chaque zone : accueil, résultats, arbitrage et buffet. Pour un tournoi de plusieurs tables, prévois aussi une personne capable de remplacer rapidement un responsable absent.
- Teste les plateaux, les pions et les pendules la veille, puis garde les jeux et les horloges de secours près de la zone de jeu. Une pile ou une pendule défaillante ne doit pas interrompre une ronde.
- Installe l’accueil, les tables de jeu et l’affichage avant l’arrivée des participants. Prépare les badges, les feuilles de résultats, les certificats et les trophées dans l’ordre de remise pour gagner du temps à la fin.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames anniversaire ?
- Prévois au moins 3 à 4 semaines pour confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, réserver le catering et commander les récompenses. Termine la répartition des bénévoles et le programme environ 7 jours avant l’événement.
- Combien de tables faut-il prévoir pour un tournoi de dames ?
- Compte une table de jeu par partie simultanée, puis ajoute 1 table de réserve si l’espace le permet. Le nombre exact dépend du format choisi et du nombre de participants inscrits.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi ?
- Clôture-les 5 à 7 jours avant le tournoi afin de préparer les tables, les badges, les feuilles de résultats et les repas. Après cette date, n’accepte les changements que s’ils ne modifient pas le programme.
- Que faut-il vérifier le jour du tournoi de dames ?
- Vérifie au moins 2 heures avant le début les tables, les chaises, les plateaux, les pions, les pendules, les rallonges et l’affichage. Contrôle aussi la liste des participants et place les responsables avant l’accueil.
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