Cómo organizar un torneo de damas de aniversario

Un torneo de damas de aniversario necesita dos planes coordinados: la competición y la celebración. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y el formato; después abre las inscripciones y asigna árbitros y voluntarios. Cuando conozcas el número de participantes, prepara el calendario, las mesas y los relojes. La mayoría de los problemas aparecen al final, cuando faltan tableros de reserva, hojas de resultados, información de aparcamiento o premios listos para entregar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el lugar de juego
2 personas
2
Definir el formato del torneo
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Encargar premios y recuerdos
2 personas
8
Asignar los árbitros
2 personas
9
Reservar el catering
2 personas
10
Reservar el espacio de juego
11
Comprobar la lista de participantes
2 personas
12
Enviar la información de aparcamiento
13
Elaborar el calendario de competición
2 personas
14
Crear la distribución de voluntarios
2 personas
15
Confirmar participantes
16
Dejar listos los premios y el dinero del premio
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Probar los tableros de damas y los relojes
2 personas
20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
21
Colocar las mesas de juego
4 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Preparar los tableros de damas
3 personas
24
Repartir fichas de damas
2 personas
25
Ajustar los relojes
2 personas
26
Montar la mesa de registro
2 personas
27
Montar el buffet de catering
3 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Colgar la decoración
2 personas
30
Colgar los carteles del torneo
2 personas

Evento

31
Recepción de voluntarios
2 personas
32
Registrar a los participantes
3 personas
33
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
34
Guiar la primera ronda
3 personas
35
Procesar los resultados
2 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Dirigir la segunda ronda
3 personas
38
Servir aperitivos
3 personas
39
Coordinar la tercera ronda
3 personas
40
Servir la comida caliente
4 personas
41
Coordinar la cuarta ronda
3 personas
42
Coordinar la quinta ronda
3 personas
43
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
44
Gestionar la entrega de premios
3 personas

Seguimiento

45
Recoger la basura
3 personas
46
Recoger los tableros y relojes de damas
3 personas
47
Lavar la vajilla
3 personas
48
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
49
Limpiar el área de juegos
3 personas
50
Devolver el material de catering
2 personas
51
Publicar los resultados
52
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de juegocant. 24
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro

Material deportivo

Tableros de damascant. 30
Fichas de damascant. 30
Relojes de ajedrezcant. 30
Bloc de notascant. 60
Rotuladores de anotacióncant. 60
Relojes de reservacant. 3
Tableros de damas de reservacant. 3
Tarjetas con números de juegocant. 30
Hojas de resultadoscant. 60
Tablón de anuncios
Conoscant. 30

Equipo

Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Teléfono móvilcant. 2

Iluminación

Lámparas de mesacant. 6

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Guirnaldas de banderinescant. 6
Globoscant. 50
Tarjetas de nombrecant. 60
Mantelescant. 6
Troféos de premiocant. 6
Cintas de medallacant. 12
Certificadoscant. 60

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 60
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 2
Recogedores de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato antes de abrir las inscripciones. Define cuántas rondas habrá, cuánto durará cada partida y a qué hora deben presentarse los jugadores; sin esos datos no podrás elaborar un calendario fiable.
Pide las inscripciones con una fecha límite de 7 días antes del torneo. Incluye teléfono, preferencias dietéticas y confirmación de asistencia para cerrar el catering y la distribución de mesas.
Prueba los tableros y los relojes al menos 2 días antes. Deja preparados relojes y tableros de reserva, porque una avería durante una ronda retrasa a todos los jugadores.
Asigna los árbitros y voluntarios por turnos de 2 a 3 horas. Una persona debe controlar el registro y otra actualizar el tablón de anuncios mientras se disputan las partidas.
Prepara el montaje el día anterior siempre que sea posible. Coloca las mesas, sillas, números de partida, hojas de resultados y tarjetas de nombre, y deja los trofeos, certificados y el dinero del premio en un lugar controlado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de damas de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el espacio de juego y el catering, y deja cerrados el formato y los árbitros al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del torneo?: Cierra el formulario 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, preparar el calendario, encargar el catering y asignar las mesas.
¿Cuántos tableros y relojes de reserva necesito?: Prepara al menos 1 tablero y 1 reloj de reserva por cada 10 partidas simultáneas. Si esperas 40 jugadores y juegan 20 partidas a la vez, lleva 2 juegos completos de repuesto.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los participantes?: Indica una llegada de 30 minutos antes de la primera ronda. Ese margen permite registrar a los jugadores, entregar tarjetas de nombre y resolver cambios sin retrasar el inicio.

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