Jubiläums-Damenturnier organisieren: der praktische Ablauf

Ein Jubiläums-Damenturnier gelingt, wenn Anmeldung, Spielplan und Material früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Spielort und Turnierformat fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du verbindliche Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helferzeiten und erstellst daraus den Wettkampfplan. Am Turniertag brauchst du besonders viel Zeit für Registrierung, Aufbau und einen Funktionstest der Damebretter und Uhren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Spielort bestätigen
2 Personen
2
Turnierformat festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Preise und Erinnerungsstücke bestellen
2 Personen
8
Wettkampfleitung festlegen
2 Personen
9
Catering reservieren
2 Personen
10
Spielbereich reservieren
11
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
12
Parkinformationen versenden
13
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
14
Einteilung der Freiwilligen erstellen
2 Personen
15
Teilnehmer bestätigen
16
Preisgeld und Preise bereitlegen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
19
Dartbretter und Uhren testen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Spieltische aufstellen
4 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Damebretter aufstellen
3 Personen
24
Dame-Spielsteine verteilen
2 Personen
25
Uhren einstellen
2 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Turnierbretter aufhängen
2 Personen

Event

31
Empfang der Freiwilligen
2 Personen
32
Teilnehmer registrieren
3 Personen
33
Startanweisungen geben
2 Personen
34
Erste Spielrunde betreuen
3 Personen
35
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Zweite Spielrunde betreuen
3 Personen
38
Snacks servieren
3 Personen
39
Dritte Spielrunde betreuen
3 Personen
40
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
41
4. Spielrunde betreuen
3 Personen
42
Fünfte Spielrunde betreuen
3 Personen
43
Endstände prüfen
2 Personen
44
Preisverleihung durchführen
3 Personen

Nachbereitung

45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Damebretter und Uhren wegräumen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
49
Spielbereich reinigen
3 Personen
50
Cateringmaterial zurückgeben
2 Personen
51
Ergebnisse veröffentlichen
52
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

SpieltischeAnz. 24
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch

Sportmaterial

DamebretterAnz. 30
DamscheibenAnz. 30
SchachuhrAnz. 30
NotizblöckeAnz. 60
NotizstifteAnz. 60
ErsatzuhrenAnz. 3
Ersatz-DambretterAnz. 3
SpielnummernkartenAnz. 30
ErgebnisformulareAnz. 60
Pinnwand
KegelAnz. 30

Ausstattung

Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MobiltelefonAnz. 2

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 50
NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 6
PreistrophäenAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 12
ZertifikateAnz. 60

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HandfegerAnz. 2
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Turnierformat fest, bevor das Anmeldeformular öffnet. So kannst du Teilnehmerzahl, Runden und benötigte Spieltische realistisch planen, statt den Spielplan später neu zu bauen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend. Prüfe die Teilnehmerliste einige Tage vorher, bestätige die Teilnahme und erfasse Ernährungswünsche, damit Catering und Tischordnung stimmen.
Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Spieltische, Stühle, Damebretter, Spielsteine und Uhren müssen stehen; teste zusätzlich Ersatzuhren und Ersatzbretter, bevor die ersten Spielerinnen eintreffen.
Bereite Registrierung und Ergebnisse getrennt vor. Namensschilder, Spielnummernkarten und Ergebnisformulare gehören an den Registrierungstisch, während Pinnwand und Wettkampfplan gut sichtbar im Spielbereich hängen.
Lege Preise, Medaillenbänder und Zertifikate vor Beginn vollständig bereit. Bestelle Erinnerungsstücke frühzeitig und prüfe am Vortag, ob Preisgeld, Trophäen und alle Auszeichnungen vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Damenturnier planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Spielort und Turnierformat. Einladungen und Anmeldungen sollten mehrere Wochen vor dem Turniertag laufen, damit Catering, Preise und Wettkampfplan nicht unter Zeitdruck entstehen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Damenturnier geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Turnier. Dann bleiben noch einige Tage, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Bestätigungen und den Wettkampfplan zu prüfen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Turniertag?: Rechne mit mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Damebretter, Spielsteine und Uhren. Plane zusätzlich 15 bis 30 Minuten Puffer ein, falls ein Kabel, eine Uhr oder ein Spielbrett ersetzt werden muss.
Was muss man beim Spielplan für ein Jubiläums-Damenturnier beachten?: Erstelle den Wettkampfplan erst nach dem Anmeldeschluss und kontrolliere ihn mindestens einmal mit der finalen Teilnehmerliste. Drucke Spielnummernkarten und Ergebnisformulare aus und hänge den Plan spätestens zur Registrierung sichtbar aus.

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