Zo organiseer je een jubileumbruiloft

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; die drie bepalen bijna alle volgende keuzes. Werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het menu, de tafelschikking en het programma op tijd kunt vastleggen. Plan de avond in blokken en wijs per onderdeel iemand aan. De meeste problemen ontstaan niet tijdens het feest, maar in de laatste 24 uur: leveringen, taart, gekoelde dranken, servies en decoratie worden dan nog gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma voor avond maken
2 personen
8
Menu en drankkaart bepalen
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Muziek en afspeellijst kiezen
2 personen
11
Toespraken inventariseren
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Leveringen controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Houdbare boodschappen doen
2 personen
18
Verse boodschappen doen
2 personen
19
Taart ophalen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Decoratie sorteren
2 personen
22
Servies controleren
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimtes ventileren
2 personen
25
Toiletten controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Buffetmeubel plaatsen
2 personen
29
Dranktafel plaatsen
2 personen
30
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
31
Servies klaarzetten
3 personen
32
Bestek klaarleggen
2 personen
33
Glazen klaarzetten
2 personen
34
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
35
Menukaarten plaatsen
2 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Bloemstukken neerzetten
2 personen
38
Lichtjes ophangen
3 personen
39
Fototafel inrichten
2 personen
40
Gastenboek klaarleggen
41
Cadeautafel inrichten
2 personen
42
Koffiehoek inrichten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
4 personen
44
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
45
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
46
Taart gekoeld plaatsen
2 personen
47
Muziek testen
2 personen
48
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

49
Welkomstdrankjes inschenken
3 personen
50
Gasten ontvangen
3 personen
51
Jubilarissen verwelkomen
2 personen
52
Welkomsthapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Groepsfoto begeleiden
2 personen
55
Toespraak aankondigen
56
Toespraken begeleiden
57
Buffet openen
2 personen
58
Buffet serveren
4 personen
59
Buffet bijvullen
2 personen
60
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
61
Koffie en thee serveren
3 personen
62
Taart aansnijden
2 personen
63
Taart serveren
3 personen
64
Muziek verzorgen
65
Dansvloer vrijhouden
66
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

67
Restant eten verpakken
2 personen
68
Dranken opruimen
2 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Tafels afruimen
3 personen
71
Afval sorteren
2 personen
72
Keuken schoonmaken
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Vloeren schoonmaken
2 personen
75
Decoratie verwijderen
3 personen
76
Meubilair afbreken
4 personen
77
Apparatuur inpakken
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Locatie eindcontroleren
2 personen
80
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelaantal 2
Dranktafel
Cadeautafel
Fototafel
Garderoberek
Tafel voor dj-apparatuur

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 70
Taartvorkjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Taartmes

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Stoffen servettenaantal 70
Bloemvazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 40
Lichtslingersaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Fotolijstjesaantal 12
Welkomstbord
Gastenboek
Pennen voor gastenboekaantal 4
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 12
Cadeautas
Fotopropsaantal 20
Tafelnummersaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Telefoonladersaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 10
Ovenschalenaantal 6
Aluminiumfoliehouder
Keukentangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Taartplateau
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermometeraantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en verstuur de uitnodigingen daarna zo vroeg mogelijk. Verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat je uiterlijk twee weken voor de jubileumbruiloft een betrouwbaar aantal gasten en dieetwensen hebt.
Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, diner, toespraken, taart en muziek. Plan toespraken niet allemaal achter elkaar: houd per spreker ongeveer 5 minuten aan en reserveer minstens 15 minuten speling.
Controleer reserveringen, leveringen en gehuurd meubilair uiterlijk 7 dagen vooraf. Tel tafels, stoelen, borden, glazen en bestek na; ontbrekende spullen vallen pas op wanneer de tafels al worden gedekt.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal verse producten, taart en gekoelde dranken op de afgesproken dag. Zet dranken minimaal 4 uur voor ontvangst koud en bewaar taart koel tot het aansnijden.
Maak de tafelschikking en naamkaartjes zodra het definitieve aantal gasten bekend is. Druk het draaiboek op de dag ervoor af en laat bij het openen van de locatie eerst ventilatie, toiletten, tafels, decoratie en buffetopstelling controleren.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de feestdatum. Vraag gasten om uiterlijk 3 weken vooraf te reageren, zodat je dieetwensen, menu en tafelschikking nog kunt verwerken.
Hoe maak je een draaiboek voor een jubileumbruiloft?: Zet per onderdeel een begintijd, eindtijd en verantwoordelijke in het draaiboek. Neem ontvangst, diner, toespraken, taart, muziek, opruimen en minimaal 30 minuten uitloop op; druk het draaiboek uiterlijk de dag ervoor af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumbruiloft klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, ventileren, tafels en stoelen plaatsen, servies controleren, decoratie neerzetten en dranken koelen. Laat minstens één persoon tijdens die voorbereiding leveringen en reserveringen nalopen.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een jubileumbruiloft?: Maak een eerste indeling zodra de gastenlijst bekend is en rond die af 2 tot 3 weken voor het feest. Verwerk daarna afmeldingen en dieetwensen; maak de naamkaartjes pas wanneer het aantal gasten definitief is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.