Jubiläums-Hochzeit Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jubiläums-Hochzeit entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Tag entspannt bleibt. Lege zuerst Datum und Ort fest, erstelle danach die Gästeliste und verschicke die Einladungen früh genug. Sobald die Rückmeldungen vorliegen, planst du Menü, Sitzordnung und Abendprogramm mit konkreten Personenzahlen. Am Veranstaltungstag selbst zählen vor allem geprüfte Lieferungen, gekühlte Getränke, ein ausgedrucktes Drehbuch und ein Raum, der rechtzeitig geöffnet und vorbereitet ist.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Abendprogramm erstellen
2 Personen
8
Speise- und Getränkekarte festlegen
2 Personen
9
Reservierungen bestätigen
10
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
11
Reden zusammentragen
12
Tischordnung erstellen
2 Personen
13
Namensschilder erstellen
2 Personen
14
Drehbuch ausdrucken
15
Lieferungen überprüfen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
18
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
19
Torte abholen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Dekoration sortieren
2 Personen
22
Geschirr prüfen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Räume lüften
2 Personen
25
Toiletten kontrollieren
2 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Buffetmöbel aufstellen
2 Personen
29
Getränketisch aufstellen
2 Personen
30
Tischwäsche anbringen
3 Personen
31
Geschirr bereitstellen
3 Personen
32
Besteck auslegen
2 Personen
33
Gläser bereitstellen
2 Personen
34
Namensschilder platzieren
2 Personen
35
Menükarten aufstellen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Blumenarrangements aufstellen
2 Personen
38
Lichter aufhängen
3 Personen
39
Fototisch einrichten
2 Personen
40
Gästebuch bereitlegen
41
Geschenketisch einrichten
2 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
4 Personen
44
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
45
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
46
Kuchen gekühlt bereitstellen
2 Personen
47
Musik testen
2 Personen
48
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen

Event

49
Willkommensgetränke ausschenken
3 Personen
50
Gäste empfangen
3 Personen
51
Jubilare begrüßen
2 Personen
52
Begrüßungssnacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
55
Rede ankündigen
56
Reden begleiten
57
Buffet eröffnen
2 Personen
58
Buffet servieren
4 Personen
59
Buffet nachfüllen
2 Personen
60
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
62
Torte anschneiden
2 Personen
63
Torte servieren
3 Personen
64
Musik organisieren
65
Tanzfläche freihalten
66
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen

Nachbereitung

67
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
68
Getränke wegräumen
2 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Tische abräumen
3 Personen
71
Abfall trennen
2 Personen
72
Küche reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Böden reinigen
2 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Möbel abbauen
4 Personen
77
Geräte einpacken
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 6
StühleAnz. 60
Buffet-TischAnz. 2
Getränketisch
Geschenketisch
Fototisch
Garderobenständer
Tisch für DJ-Equipment

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
Abendbesteck-SetsAnz. 70
TortengabelnAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
Tortenmesser

Dekoration

TischläuferAnz. 6
StoffserviettenAnz. 70
BlumenvasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 40
LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
FotorahmenAnz. 12
Willkommensschild
Gästebuch
Stifte für das GästebuchAnz. 4
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 12
Geschenktasche
FotopropsAnz. 20
TischnummernAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
Mischpult
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
TelefonladegeräteAnz. 3
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 10
AuflaufformenAnz. 6
Alufolienhalter
KüchenzangenAnz. 6
BrotmesserAnz. 2
Kuchenteller
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Einladungen mindestens 8 bis 10 Wochen vor der Jubiläums-Hochzeit ein. Für Menü, Sitzordnung und Namensschilder brauchst du die endgültigen Anmeldungen spätestens 2 Wochen vorher.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Rückmeldung und übergib die Gesamtzahl an Küche oder Catering. Prüfe 7 Tage vor dem Fest noch einmal, ob sich bei den Gästen etwas geändert hat.
Ordne die Aufgaben nach dem Termin: Haltbare Lebensmittel und Dekoration können früher bereitliegen, frische Einkäufe, Torte und gekühlte Getränke gehören in die letzten 24 Stunden. So stehen empfindliche Speisen nicht zu lange herum.
Plane die Sitzordnung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und drucke Namensschilder sowie das Drehbuch mindestens 2 Tage vorher aus. Lege Reden, Musik und Playlist ebenfalls in dieser Woche endgültig fest.
Setze für den Veranstaltungstag eine feste Aufbauzeit an: Räume lüften, Toiletten kontrollieren, Geschirr prüfen und Dekoration sortieren sollten mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste erledigt sein. Kontrolliere außerdem Lieferungen und die vorbereiteten Tische nacheinander.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläums-Hochzeit planen?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Die Einladungen sollten etwa 8 bis 10 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Menü und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wann sollte man die Sitzordnung für eine Jubiläums-Hochzeit erstellen?: Erstelle die Sitzordnung nach Ablauf der Rückmeldefrist, meist etwa 2 Wochen vor der Feier. Drucke Namensschilder und den endgültigen Tischplan anschließend spätestens 2 Tage vorher aus.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Jubiläums-Hochzeit?: Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen und Lüften der Räume, die Toilettenkontrolle, Dekoration und die Prüfung von Geschirr und Lieferungen ein. Bei vielen Tischen oder eigener Dekoration sind 3 Stunden sicherer.
Wann sollte man Getränke und die Torte vorbereiten?: Kühle die Getränke am Veranstaltungstag oder spätestens am Vorabend, abhängig vom verfügbaren Kühlraum. Die Torte holst du möglichst am selben Tag ab und lagerst sie bis zum Servieren kühl und standsicher.

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