Zo organiseer je een jubileumboekpresentatie

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna catering, fotograaf en techniek vast en verzamel tijdig de gegevens van gasten en sprekers. Bij een jubileumboekpresentatie lopen ontvangst, presentatie en verkoop vaak door elkaar; richt daarom aparte plekken in voor registratie, spreken en boeken. Controleer in de laatste week niet alleen de aantallen, maar ook presentatiebestanden, dieetwensen, route, parkeren en de boekvoorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Fotograaf reserveren
5
Uitnodiging ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma naar sprekers sturen
10
Presentatiebestanden verzamelen
11
Boekvoorraad controleren
12
Boeken voor verkoop klaarzetten
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Gastenlijst afdrukken
15
Route en parkeren controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Presentatie testen
2 personen
20
Boeken transporteren
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte ventileren
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Boekentafel inrichten
2 personen
27
Presentatieruimte inrichten
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Geluid en beeld testen
2 personen
32
Sprekers ontvangen
33
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

34
Registratie openen
3 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
36
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
37
Opening presenteren
38
Jubileumtoespraak verzorgen
39
Boekpresentatie begeleiden
2 personen
40
Vragenronde begeleiden
41
Boeken laten signeren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Verkoop van boeken afhandelen
2 personen
46
Achtergrondmuziek verzorgen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Dieetvoeding apart serveren
49
Gasten informeren over vertrek
50
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Restanten veilig verpakken
2 personen
52
Servies verzamelen
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Boeken veilig opslaan
2 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Locatie schoonmaken
3 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven boeken tellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Presentatietafel
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Jubileumbanner
Boekpresentatieposteraantal 3
Tafeldecoratiesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordjesaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boekverkoopzakkenaantal 100
Contantegeldkist
Pinapparaat
Servettenhoudersaantal 8
Koffiesuikerbakjesaantal 4
Menukaartenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Werk met een duidelijke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna catering, fotograaf en uitnodigingen. Verstuur de uitnodigingen pas wanneer tijdschema, route en aanmeldwijze definitief zijn.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en stuur het programma vooraf naar alle sprekers. Vraag presentatiebestanden uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst op, zodat je niet op de avond zelf nog bestanden hoeft te repareren.
Maak drie functionele zones: een registratietafel bij binnenkomst, een presentatieplek met scherm en microfoon en een aparte tafel voor boeken. Zo blijven gasten die binnenkomen en bezoekers die een boek willen kopen uit de buurt van de spreker.
Test de presentatie met de laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers in de opstelling waarin je ze gebruikt. Leg stekkerdozen, verlengsnoeren en een presentatieklikker vooraf klaar; een ontbrekende kabel kost vlak voor aanvang de meeste tijd.
Plan op de dag zelf eerst het openen en ventileren van de ruimte en daarna de opbouw van tafels, stoelen en registratie. Koel dranken op tijd, zet boeken klaar en controleer vlak voor ontvangst de gastenlijst, weersverwachting en parkeerinformatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumboekpresentatie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer catering, fotograaf en techniek zodra de datum vaststaat; verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumboekpresentatie?: Verstuur ze ongeveer 6 tot 8 weken voor de presentatie. Vraag een uiterste aanmelddatum die minstens 10 dagen voor het evenement ligt, zodat je catering, naamkaartjes en zitplaatsen kunt afronden.
Hoeveel boeken moet je klaarzetten bij een boekpresentatie?: Controleer de boekvoorraad uiterlijk 1 week vooraf en tel de exemplaren voor verkoop, presentatie en eventuele reserveringen apart. Houd op de dag zelf een eenvoudige verkoop- of reserveringslijst bij, zodat je voorraad niet alleen op gevoel beheert.
Wanneer test je de techniek voor een jubileumboekpresentatie?: Test laptop, beamer, scherm en geluid minimaal 2 dagen vooraf met de definitieve presentatiebestanden. Doe op de locatie nog een korte controle tijdens de opbouw, inclusief microfoons, stroompunten en verlengsnoeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.