Organiser une présentation de livre d’anniversaire sans rien oublier

Une présentation de livre d’anniversaire demande plus qu’une salle et quelques exemplaires à vendre. Commencez par fixer la date, le déroulé et les temps de parole, puis verrouillez rapidement le lieu, le traiteur et le photographe. Les dernières semaines servent à confirmer les invités, les besoins alimentaires, les fichiers de présentation et le stock de livres. Le jour J, prévoyez une équipe pour l’accueil, la technique, les boissons et le transport des livres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Réserver le photographe
5
Concevoir l’invitation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer le programme aux intervenants
10
Rassembler les fichiers de présentation
11
Vérifier le stock de livres
12
Préparer les livres pour la vente
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Imprimer la liste des invités
15
Vérifier le parcours et le stationnement
16
Vérifier les prévisions météo
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Tester la présentation
2 personnes
20
Transporter des livres
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Aérer la salle
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer la table des livres
2 personnes
27
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Tester le son et l’image
2 personnes
32
Accueillir les intervenants
33
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

34
Ouvrir l’inscription
3 personnes
35
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
36
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
37
Présenter l’ouverture
38
Prononcer le discours d’anniversaire
39
Animer la présentation du livre
2 personnes
40
Animer la séance de questions-réponses
41
Faire dédicacer les livres
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
45
Gérer la vente des livres
2 personnes
46
Assurer la musique d’ambiance
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Servir les repas diététiques séparément
49
Informer les invités du départ
50
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

51
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Stocker les livres en toute sécurité
2 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le lieu
3 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Retourner les matériels
2 personnes
61
Compter les livres restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de présentation
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Bannière d’anniversaire
Affiche de présentation du livreqté 3
Décorations de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Sacs pour la vente de livresqté 100
Caisse d'espèces
Terminal de paiement
Porte-serviettesqté 8
Bols à sucre pour caféqté 4
Cartes de menuqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavageqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des horaires précis pour l’accueil, la présentation, les questions, la vente et le moment convivial afin que les intervenants sachent quand intervenir.
Réservez le lieu, le traiteur et le photographe dès que la date est fixée. Une présentation avec écran, vidéoprojecteur, micros et tables nécessite aussi de vérifier les prises, les rallonges et la disposition de la salle.
Envoyez les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions et les régimes alimentaires. Imprimez ensuite une liste actualisée des invités et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture.
Comptez les livres disponibles avant de préparer la vente. Transportez-les séparément du matériel technique, installez une table de présentation visible et prévoyez un espace où les visiteurs peuvent payer ou attendre sans bloquer l’accueil.
Testez la présentation complète avant le jour J, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur. Le jour même, ouvrez et aérez la salle, refroidissez les boissons et gardez du temps pour installer les tables, les chaises et la table d’inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une présentation de livre d’anniversaire ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date. Fixez d’abord le programme et le lieu, puis réservez le traiteur et le photographe avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps prévoir pour une présentation de livre ?: Prévoyez généralement 90 minutes à 2 heures pour l’accueil, la présentation, les questions et la vente. Ajoutez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour installer la salle et tester le matériel.
Quand demander les besoins alimentaires des invités ?: Posez la question dès l’invitation et fixez une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Transmettez ensuite le récapitulatif au traiteur pour éviter les corrections de dernière minute.
Combien de livres préparer pour la vente ?: Préparez le stock à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Vérifiez les exemplaires au plus tard 7 jours avant la présentation afin de pouvoir organiser le transport ou le réassort.

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