Zo organiseer je een jongerencongres

Begin met het doel, thema en programma voordat je sprekers en workshops vastlegt. Leg daarna datum en locatie vast en bouw een planning terug vanaf de congresdag. Aanmeldingen leveren niet alleen deelnemers op, maar ook informatie over dieetwensen en vervoer. Regel techniek, presentaties, materialen en catering ruim vooraf; vooral aansluitingen, microfoons en workshopbenodigdheden worden vaak te laat gecontroleerd. Werk op de dag zelf met een duidelijke zaalindeling en verdeelde vrijwilligersrollen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers en panelleden benaderen
2 personen
4
Workshops samenstellen
3 personen
5
Aanmeldformulier aanmaken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media starten
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersvragen inventariseren
11
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
12
Presentaties opvragen
13
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
14
Catering bestellen
2 personen
15
Techniek reserveren
16
Naamkaartjes ontwerpen
17
Programma afdrukken
2 personen
18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Sprekersbriefing versturen
21
Technische bestanden controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Zaalindeling uitzetten
3 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
30
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Laptop en presentaties testen
2 personen
33
Workshopruimtes inrichten
4 personen
34
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
40
Afvalbakken plaatsen
2 personen

Event

41
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
45
Sprekers ontvangen
2 personen
46
Sprekers naar zaal begeleiden
47
Plenaire sessies begeleiden
3 personen
48
Microfoons doorgeven
2 personen
49
Workshops begeleiden
6 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
54
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Panelgesprek begeleiden
3 personen
58
Publieksvragen verzamelen
2 personen
59
Afsluiting begeleiden
2 personen
60
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Zalen schoonmaken
4 personen
69
Toiletten controleren
2 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
73
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
74
Bedankbericht aan sprekers sturen
75
Opnames en presentaties delen
76
Deelnemersinformatie naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Presentatiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Flip-oversaantal 6
Draagbare ventilatorenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Wegwijzersaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Naamkaarthoudersaantal 120
Pennenaantal 150
Polsbandjesaantal 120
Slingersaantal 12
Kleefgumaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in blokken: opening, panel, workshops, pauzes en afsluiting. Vraag sprekersinformatie en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je het programma en de techniek kunt controleren.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het congres, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes, dieetwensen en vervoersvragen kunt verwerken.
Controleer techniek niet pas bij aanvang. Test presentatiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, luidsprekers en draadloze microfoons tijdens een volledige technische proef.
Maak workshops concreet voordat je materialen bestelt. Noteer per workshop het aantal deelnemers, de benodigde tafels en stoelen en alle materialen; houd daarna een kleine reserve achter de hand.
Plan de opbouw met een tijdstip en eigenaar per onderdeel. Zet registratiebalie, garderoberekken en zaalindeling klaar vóór de locatie opengaat voor deelnemers en wijs vrijwilligers aan voor ontvangst, techniek en sprekersbegeleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jongerencongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, thema en programma. Benader sprekers en panelleden uiterlijk 8 tot 10 weken voor de congresdag, zodat er tijd blijft voor workshops en communicatie.
Wanneer moet je de inschrijving voor een jongerencongres sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Dan kun je de deelnemerslijst controleren, naamkaartjes maken en catering aanpassen aan aantallen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een jongerencongres te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor een volledige test op locatie, bij voorkeur de dag ervoor of minstens 2 uur vóór de start. Controleer elke presentatie, microfoon, kabel en aansluiting afzonderlijk.
Wanneer bestel je catering voor een jongerencongres?: Bestel catering ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf op basis van de voorlopige aanmeldingen. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het congres door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.