Jugendkongress organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Jugendkongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Lege zuerst Datum, Ort, Thema und Programmrahmen fest. Danach folgen Referenten, Workshops und die Anmeldung, damit du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Transportfragen rechtzeitig kennst. In den letzten Wochen konzentrierst du dich auf Technik, Präsentationen, Catering und Namensschilder. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen belastbaren Aufbauplan für Registrierung, Räume und Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
3
Redner und Panelteilnehmer ansprechen
2 Personen
4
Workshops zusammenstellen
3 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Social-Media-Werbung starten
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Transportfragen ermitteln
11
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
12
Präsentationen anfordern
13
Workshopmaterialien inventarisieren
2 Personen
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Technik reservieren
16
Namensschilder entwerfen
17
Programm drucken
2 Personen
18
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Sprecherbriefing versenden
21
Technische Dateien prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
29
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
30
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Laptop und Präsentationen testen
2 Personen
33
Workshopräume einrichten
4 Personen
34
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Mülleimer aufstellen
2 Personen

Event

41
Empfangstheke besetzen
3 Personen
42
Teilnehmer registrieren
3 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
45
Referenten empfangen
2 Personen
46
Referenten zum Saal begleiten
47
Plenarsitzungen moderieren
3 Personen
48
Mikrofone weitergeben
2 Personen
49
Workshops betreuen
6 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Benutzte Becher sammeln
2 Personen
54
Abendessen servieren
5 Personen
55
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
56
Tische abräumen
3 Personen
57
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
58
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
59
Abschluss begleiten
2 Personen
60
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Technik ausschalten
2 Personen
63
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Räume reinigen
4 Personen
69
Toiletten kontrollieren
2 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Materialien zurückbringen
3 Personen
72
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
74
Dankesnachricht an Sprecher senden
75
Aufnahmen und Präsentationen teilen
76
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
RegistrierungsthekeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

Präsentationsbildschirm
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FlipchartsAnz. 6
Tragbare VentilatorenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ServierzangenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 150
ArmbänderAnz. 120
GirlandenAnz. 12
KlebestiftAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Anmeldung früh ein und frage neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Transportbedarf ab. So kannst du Catering und Anreise anhand echter Zahlen statt Schätzungen organisieren.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens eine Woche vor dem Kongress an. Prüfe die technischen Dateien anschließend auf dem Präsentationslaptop und teste HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher.
Teile Freiwillige mit festen Uhrzeiten ein: Registrierung, Raumwechsel, Betreuung der Workshops und Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Eine Teilnehmerliste und gedruckte Namensschilder sollten vor dem Öffnen der Location bereitliegen.
Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldung weitgehend abgeschlossen ist, und rechne Getränke getrennt nach Programmpausen. Für das erste Veranstaltungsstunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert.
Bringe Materialien und Technik am Vortag oder mindestens zwei Stunden vor Beginn zum Veranstaltungsort. Baue zuerst Tische, Stühle und Registrierungstheke auf, danach Präsentationsbildschirm, Mikrofone, Flipcharts und die Verpflegungsstation.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jugendkongress organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Thema und Programmrahmen. Referenten, Workshops und Anmeldung sollten spätestens acht bis zehn Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Jugendkongress starten?: Starte die Anmeldung etwa sechs bis acht Wochen vor dem Kongress. Schließe sie, wenn möglich, fünf bis sieben Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringzahlen noch geprüft werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jugendkongresses?: Plane mindestens zwei Stunden für Raumaufteilung, Registrierung, Technik und Verpflegung ein. Bei mehreren Workshopräumen oder umfangreicher Präsentationstechnik sind drei Stunden realistischer.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere die Dateien spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung an und prüfe sie innerhalb von zwei Tagen. So bleibt noch Zeit, fehlende Formate, Kabel oder Ersatzmaterial zu klären.

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