Zo organiseer je een jeugdwandeling

Begin met de route, niet met de ontvangst. Bepaal de afstand, wandel het traject vooraf en controleer welke vergunningen of toestemmingen nodig zijn. Leg daarna vast hoeveel begeleiders, rustposten en routepakketten je nodig hebt. Regel aanmeldingen, ouderlijke toestemmingen en dieetwensen ruim op tijd. Op de dag zelf draait alles om duidelijke markering, een complete deelnemerslijst en een ontvangstplek die al klaarstaat voordat de eerste groep terugkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route vooraf wandelen
3 personen
3
Route en afstanden vastleggen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Locatie voor ontvangst reserveren
6
Begeleiders en posten indelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Toestemmingen verzamelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Routekaarten afdrukken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Routepakketten samenstellen
3 personen
18
Startlocatie schoonmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
24
Routepijlen plaatsen
4 personen
25
Rustposten inrichten
4 personen
26
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
27
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers registreren
4 personen
29
Toestemmingen controleren
2 personen
30
Startinstructie geven
2 personen
31
Groepen laten vertrekken
4 personen
32
Voorste groep begeleiden
2 personen
33
Achterste groep begeleiden
2 personen
34
Rustpost bemannen
4 personen
35
Water en fruit uitdelen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Routepijlen controleren
2 personen
38
Binnenkomende groepen registreren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Prijsjes uitdelen
2 personen
41
Ouders en deelnemers informeren
2 personen
42
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Routepijlen en markeringen ophalen
4 personen
44
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Startlocatie schoonmaken
3 personen
49
Overgebleven eten koelen
2 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Vermiste spullen registreren
53
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Routebenodigdheden

Routekaartenaantal 60
Routepijlenaantal 40
Markeerlintaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10
Pionnenaantal 20
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6

Registratie

Deelnemersformulierenaantal 60
Pennensetsaantal 12
Naamstickersaantal 70
Polsbandjesaantal 70

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Startbord
Finishbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Wandel de route minstens één keer vooraf en noteer afstanden, kruisingen en lastige stukken. Plaats routepijlen en markeerlint niet pas tijdens de start, maar controleer het hele traject op de ochtend zelf.
Verzamel toestemmingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de wandeling. Print daarna de deelnemerslijst en routekaarten; zo hoef je op de dag zelf geen formulieren meer uit te zoeken.
Maak per groep een routepakket met kaarten, stiften en de benodigde aanwijzingen. Deel begeleiders vooraf in en geef posten een mobiele telefoon, veiligheidshesje en duidelijke instructie.
Richt rustposten in voordat deelnemers vertrekken. Zet water en andere dranken klaar in koelboxen of schenkkanen en controleer of elke post een EHBO-koffer en telefoon heeft.
Plan voor de ontvangst minimaal 60 minuten opbouwtijd. Zet tafels, stoelen, partytenten, servies en eten klaar en test verlengkabels, stekkerdozen en waterkokers voordat de groep terugkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een jeugdwandeling te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor route, vergunningen en ontvangstlocatie, en reserveer de laatste week voor toestemmingen, boodschappen en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de route van een jeugdwandeling uitzetten?: Plaats de routepijlen en wegwijzerborden op de dag zelf, enkele uren voor de start. Loop daarna de route nog één keer na; losse pijlen, ontbrekende markeringen en gewijzigde doorgangen vallen dan nog op.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een jeugdwandeling?: Plan minimaal één begeleider per groep en extra mensen voor iedere rustpost en de ontvangst. Maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat afmeldingen nog kunnen worden opgevangen.
Wat moet je op de dag van een jeugdwandeling als eerste doen?: Controleer eerst de route en alle markeringen, ongeveer 2 tot 3 uur voor de start. Daarna richt je de registratie en ontvangst in, controleer je de deelnemerslijst en leg je routepakketten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.