Organiser une randonnée des jeunes, étape par étape

Une randonnée des jeunes se prépare d’abord sur le terrain, pas à la table d’accueil. Commence par tracer un itinéraire adapté, le parcourir à l’avance et vérifier les autorisations nécessaires. Ensuite, verrouille les inscriptions, les accompagnateurs et les points de repos avant de préparer l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations parentales, le balisage et la répartition précise des adultes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’itinéraire
2 personnes
2
Parcourir l'itinéraire à l'avance
3 personnes
3
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Réserver le lieu pour l’accueil
6
Répartir les accompagnateurs et les postes
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Collecter les autorisations
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer la liste des participants
13
Imprimer les cartes d'itinéraire
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Préparer les dossiers de parcours
3 personnes
18
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Aménager la table d'accueil
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer la nourriture et les boissons
3 personnes
24
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
25
Aménager les postes de repos
4 personnes
26
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
27
Informer les accompagnateurs
2 personnes

Événement

28
Enregistrer les participants
4 personnes
29
Vérifier les autorisations
2 personnes
30
Donner les consignes de départ
2 personnes
31
Faire partir les groupes
4 personnes
32
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
33
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
34
Assurer le poste de repos
4 personnes
35
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
38
Enregistrer les groupes entrants
3 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Distribuer les prix
2 personnes
41
Informer les parents et les participants
2 personnes
42
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

43
Retirer les flèches et repères de parcours
4 personnes
44
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
49
Réfrigérer les restes
2 personnes
50
Rapporter le matériel
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
52
Enregistrer les objets perdus
53
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Saladiers de serviceqté 8
Carafesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de parcours

Cartes d'itinéraireqté 60
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Panneaux directionnelsqté 10
Cônesqté 20
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6

Inscription

Formulaires des participantsqté 60
Sets de stylosqté 12
Étiquettes nominativesqté 70
Braceletsqté 70

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Téléphones portablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Banderole de départ
Panneau d’arrivée

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Parcours l’itinéraire au moins une fois avant d’envoyer les invitations. Note les distances, les passages difficiles, les endroits où installer un poste de repos et le temps réel nécessaire pour chaque portion.
Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la randonnée. Tu auras ainsi le temps de récupérer les autorisations, les besoins alimentaires et les coordonnées utiles des participants.
Attribue chaque accompagnateur à un tronçon ou à un poste précis, avec un téléphone portable et un moyen de signaler un problème. Évite les consignes générales : chacun doit savoir où se trouver et à quelle heure.
Prépare le balisage la veille : cartes, flèches, panneaux, cônes, ruban de balisage et ruban adhésif. Vérifie les marques sur place avant le départ, car quelques flèches manquantes peuvent envoyer un groupe sur le mauvais chemin.
Prévois l’accueil avant de partir sur le parcours. Installe les tables, les chaises et les tentes, garde les boissons au frais et prépare les dossiers de parcours, la liste imprimée et les fournitures d’inscription au moins 60 minutes avant l’arrivée des jeunes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une randonnée des jeunes ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Les 10 derniers jours servent surtout aux inscriptions, aux autorisations, aux besoins alimentaires et à la répartition des accompagnateurs.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une randonnée des jeunes ?: Parcours-le une première fois avant d’ouvrir les inscriptions, puis fais une vérification finale 2 à 3 jours avant l’événement. Contrôle notamment les passages difficiles, le balisage et les éventuelles modifications du terrain.
Quand demander les autorisations parentales ?: Demande-les avec l’invitation et fixe une date limite 7 à 10 jours avant la randonnée. Ne considère pas l’inscription comme complète tant que le formulaire signé n’est pas revenu.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer l’accueil ?: Réserve au moins 60 à 90 minutes le matin même. Ce délai couvre l’installation des tables et des tentes, la préparation de la table d’accueil, le rangement des dossiers et le contrôle du matériel de sécurité.

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