Jugendwanderung organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer Jugendwanderung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Route, Entfernungen und Empfangsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Betreuung, Einwilligungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. Kurz vor dem Termin werden Routenpakete, Sicherheitsmaterial und Verpflegung geprüft; am Veranstaltungstag müssen Wegweiser, Ruheposten und der Empfang parallel vorbereitet werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route festlegen
2 Personen
2
Route vorab ablaufen
3 Personen
3
Route und Entfernungen festlegen
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
5
Ort für den Empfang reservieren
6
Betreuer und Posten einteilen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Einwilligungen einholen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Teilnehmerliste ausdrucken
13
Routenpläne drucken
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Materialien zusammenstellen
2 Personen
16
Materialien prüfen
2 Personen
17
Routenpakete zusammenstellen
3 Personen
18
Startort reinigen
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Empfangstisch einrichten
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Essen und Getränke bereitstellen
3 Personen
24
Wegweiser aufstellen
4 Personen
25
Ruheposten einrichten
4 Personen
26
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
27
Betreuer einweisen
2 Personen

Event

28
Teilnehmer registrieren
4 Personen
29
Genehmigungen prüfen
2 Personen
30
Startanweisung geben
2 Personen
31
Gruppen verabschieden
4 Personen
32
Vordergruppe begleiten
2 Personen
33
Hintere Gruppe betreuen
2 Personen
34
Ruheposten besetzen
4 Personen
35
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Wegweiser prüfen
2 Personen
38
Eintreffende Gruppen registrieren
3 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Preise verteilen
2 Personen
41
Eltern und Teilnehmer informieren
2 Personen
42
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Wegweiser und Markierungen abholen
4 Personen
44
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
45
Partyzelte abbauen
4 Personen
46
Abfall sammeln
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Startort reinigen
3 Personen
49
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
50
Materialien zurückbringen
2 Personen
51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
52
Vermisste Gegenstände erfassen
53
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 12
TischdeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
ServierschalenAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Routenmaterial

RoutenpläneAnz. 60
WegweiserAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 10
KegelAnz. 20
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 6

Registrierung

TeilnehmerformulareAnz. 60
StiftesetsAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 70
ArmbänderAnz. 70

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 80
Starttafel
Ziellinie

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Laufe die geplante Route spätestens 2 bis 3 Wochen vorher vollständig ab. Prüfe dabei nicht nur die Entfernung, sondern auch Abzweigungen, Gefahrenstellen, Ruheposten und Stellen, an denen Wegweiser oder Absperrband nötig sind.
Verschicke die Einladungen erst, wenn Route, Empfangsort und Rückgabefrist feststehen. Plane für Einwilligungen und Ernährungswünsche mindestens 10 bis 14 Tage Bearbeitungszeit ein und führe eine aktuelle Teilnehmerliste.
Teile Betreuer und Posten nach Streckenabschnitten ein, nicht erst am Veranstaltungstag. Für jeden Abschnitt sollten mindestens ein verantwortlicher Kontakt, ein Mobiltelefon und ein klarer Treffpunkt festgelegt sein.
Bereite die Routenpakete einige Tage vorher vor und kontrolliere jedes Paket anhand der Teilnehmerzahl. Routenpläne, Stifte, Armbänder und Namensaufkleber fehlen sonst schnell, besonders bei Nachmeldungen.
Kühle Getränke rechtzeitig und plane die Ausgabe am Empfang mit wiederverwendbaren Bechern, Tellern und Servierschalen. Stelle Partyzelte, Tische und Stühle am Vortag oder früh am Morgen auf, damit Wetterprüfung, Wegweiser und Ruheposten nicht mit dem Empfang kollidieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jugendwanderung planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Empfangsort und Betreuung. Genehmigungen und Einwilligungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin geprüft beziehungsweise vollständig vorliegen.
Wie viele Betreuer braucht man für eine Jugendwanderung?: Das hängt von Gruppengröße, Alter und Route ab; teile die Gruppe jedoch in überschaubare Streckenabschnitte mit mindestens einer verantwortlichen Person pro Abschnitt. Lege zusätzlich einen Ruheposten und eine erreichbare Kontaktperson für Notfälle fest.
Wann sollte man die Route einer Jugendwanderung ablaufen?: Laufe die Route 2 bis 3 Wochen vorher ab und prüfe sie kurz vor der Wanderung erneut, wenn Wetter oder Baustellen Änderungen erwarten lassen. Aktualisiere danach Routenpläne, Wegweiser und die Einteilung der Posten.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Jugendwanderung?: Plane pro Teilnehmer mindestens eine Trinkportion für den Weg und zusätzliche Getränke für den Empfang ein; bei Wärme deutlich mehr. Berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche und stelle Essen und Getränke spätestens 1 bis 2 Stunden vor dem Empfang bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.