Zo organiseer je een jeugdtheatervoorstelling

Begin met de zaal en de voorstellingsdatum; die bepalen hoeveel bezoekers je kunt ontvangen en wanneer repetities en kaartverkoop starten. Open daarna de kaartverkoop, verstuur uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid bij. Plan vervolgens de repetities voor rollen, scèneovergangen en techniek. Op de speeldag werk je van een lege zaal naar een gecontroleerde voorstelling: decor, verlichting, geluid, kleedruimte, foyer en ontvangst staan in die volgorde klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering vastleggen
2
Voorstellingsdatum bevestigen
3
Kaartverkoop openen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekerslijst bijwerken
9
Toegankelijkheid controleren
2 personen
10
Draaiboek afdrukken
11
Rolverdeling bevestigen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Kostuums klaarleggen
2 personen
14
Rekwisieten sorteren
2 personen
15
Scèneovergangen oefenen
5 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Zaal en foyer controleren
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
22
Decor opbouwen
4 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Geluid testen
2 personen
25
Kleedruimte inrichten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Buffet en kassa klaarzetten
2 personen
28
Programma's klaarleggen
2 personen
29
Artiesten instrueren
2 personen

Event

30
Publieksontvangst openen
4 personen
31
Kaarten en programma's uitdelen
2 personen
32
Dranken en hapjes serveren
4 personen
33
Bezoekers naar zaal begeleiden
3 personen
34
Voorstelling begeleiden
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Pauze begeleiden
4 personen
37
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
38
Publiek uitzwaaien
3 personen
39
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen

Nazorg

40
Decor afbreken
4 personen
41
Rekwisieten inpakken
3 personen
42
Kostuums verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval scheiden
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Foyer schoonmaken
2 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Meubilair terugplaatsen
4 personen
49
Gevonden voorwerpen verzamelen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Werklampenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Decoratieve doekenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpomp
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Recyclingbakkenaantal 3
Dweilset
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens één volledige repetitie met decor, verlichting, draagbare speakers en microfoons. Oefen vooral de scèneovergangen: daar ontstaan bij jeugdvoorstellingen vaak de grootste vertragingen.
Sluit de kaartverkoop niet pas op de speeldag af. Werk de bezoekerslijst uiterlijk de dag ervoor bij en zet extra aandachtspunten, zoals dieetwensen en toegankelijkheid, zichtbaar in het draaiboek.
Open de locatie minimaal 2 uur voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor zaalcontrole, tafels en stoelen, podiumruimte, decor en kleedruimte; reserveer daarna tijd voor licht- en geluidstests.
Leg kostuums en rekwisieten per scène klaar in plaats van alles op één stapel. Zet kledingrekken en klapstoelen voor artiesten in de kleedruimte en controleer vóór de deuren opengaan of niets ontbreekt.
Regel de foyer niet als laatste detail. Koel dranken vooraf, zet herbruikbare bekers en afvalbakken klaar en plaats welkomst- en pijlborden voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdtheatervoorstelling organiseren?: Leg de zaal en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de kaartverkoop daarna zo snel mogelijk, zodat je de bezoekerslijst en eventuele dieetwensen uiterlijk 1 week voor de voorstelling kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jeugdtheatervoorstelling op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur op de speeldag voor zaal, podium, decor, kleedruimte en foyer. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige licht- en geluidstest en houd 15 minuten over voor onverwachte problemen.
Wanneer moet je de kaartverkoop voor een jeugdtheatervoorstelling openen?: Open de kaartverkoop ongeveer 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Sluit de verkoop bij voorkeur 1 dag vooraf, zodat je de bezoekerslijst, stoelenindeling en praktische informatie rustig kunt controleren.
Wat moet je vlak voor een jeugdtheatervoorstelling controleren?: Controleer 30 minuten voor de deuren opengaan de bezoekerslijst, toegankelijkheid, kostuums, rekwisieten, verlichting en het geluid. Kijk ook of dranken, herbruikbaar servies, welkomstborden en afvalbakken klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.