Zo organiseer je een jeugdmuziekfestival

Begin met datum en locatie en werk daarna van programma naar uitvoering. Bevestig optredens pas nadat je technische wensen, beschikbare tijd en podiumindeling naast elkaar hebt gelegd. Voor jonge deelnemers regel je oudercontacten, dieetwensen en duidelijke begeleiding ruim vooraf. De laatste week draait om testen: apparatuur, materialen, draaiboek en briefings. Met het complete plan met 87 taken en 61 spullen houd je ook de minder zichtbare voorbereiding bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Optredens bevestigen
2 personen
4
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Oudercontacten registreren
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
3 personen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Vergunningen controleren
2 personen
13
Verzekering controleren
14
Contact met omwonenden
2 personen
15
Noodnummers verzamelen
16
Weersverwachting controleren
17
Draaiboek afdrukken
18
Podiumindeling uitwerken
2 personen
19
Techniekplanning uitwerken
2 personen
20
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen controleren
2 personen
23
Apparatuur testen
2 personen
24
Artiestenbriefing versturen
25
Vrijwilligersbriefing versturen
26
Locatie openen
2 personen
27
Laadzone vrijmaken
2 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
30
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
31
Kabels veilig leggen
3 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
3 personen
34
Publieksvakken markeren
2 personen
35
Entree inrichten
2 personen
36
Cateringpunt inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Infoborden plaatsen
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
EHBO-koffer klaarzetten
45
Brandblussers plaatsen
2 personen
46
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
47
Lichtcheck uitvoeren
2 personen

Event

48
Artiesten ontvangen
2 personen
49
Artiesten naar backstage begeleiden
2 personen
50
Publiek ontvangen
3 personen
51
Aanmeldingen afvinken
2 personen
52
Programma uitdelen
2 personen
53
Publiek informeren
54
Optredens aankondigen
55
Podiumwissels begeleiden
3 personen
56
Geluidsniveau bewaken
2 personen
57
Artiesten begeleiden
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Buffet aanvullen
2 personen
62
Servies verzamelen
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Toiletten tussendoor controleren
2 personen
65
Eerste hulp verlenen
2 personen
66
Vermiste spullen registreren
67
Publieksstroom begeleiden
3 personen
68
Eindprogramma aankondigen
69
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
70
Artiesten uitchecken
2 personen

Nazorg

71
Podium afbouwen
4 personen
72
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
73
Lichtapparatuur afkoppelen
2 personen
74
Kabels oprollen
3 personen
75
Meubilair opruimen
4 personen
76
Decoratie verwijderen
2 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Overgebleven eten verpakken
2 personen
79
Koelboxen leegmaken
2 personen
80
Afval sorteren
3 personen
81
Locatie schoonmaken
4 personen
82
Toiletten schoonmaken
2 personen
83
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
84
Materialen inventariseren
2 personen
85
Apparatuur droog opbergen
2 personen
86
Materialen retourneren
2 personen
87
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klapkrattenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Afzethekkenaantal 14

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Versterkersaantal 2
XLR-kabelsaantal 14
Jackkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Prikkabelsaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklamphoudersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in blokken en bouw per optreden wisseltijd in. Reserveer niet alleen tijd voor muziek, maar ook voor soundcheck, podiumwissels en een korte pauze.
Verzamel technische wensen meteen bij de artiesteninformatie. Vraag per optreden naar microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen, zodat je de mengtafel, kabels en versterkers niet pas op de festivaldag hoeft uit te zoeken.
Registreer oudercontacten en dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding. Maak daarnaast een aparte lijst met noodnummers en wijs vrijwilligers aan die weten wie zij bij een incident moeten bellen.
Controleer vergunningen, verzekering en contact met omwonenden voordat je uitnodigingen breed verspreidt. Een ontbrekende toestemming of klacht over geluid kan het programma later onder druk zetten.
Test alle apparatuur en loop de podiumindeling minimaal één dag vooraf door. Leg kabels met kabelmatten vast, controleer stekkerdozen en verlengkabels en druk het draaiboek af voor de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en optredens. Plan de technische wensen en oudercontacten uiterlijk 3 weken voor het festival, zodat je nog kunt bijsturen.
Hoe maak je een programma voor een jeugdmuziekfestival?: Zet eerst alle optredens met hun duur en technische eisen in één overzicht. Voeg per optreden 10 tot 15 minuten wisseltijd toe en houd daarnaast ruimte voor pauzes, ontvangst en eventuele uitloop.
Welke techniek heb je nodig voor een jeugdmuziekfestival?: Dat hangt af van de optredens, maar controleer minimaal luidsprekers, mengtafel, microfoons, statieven, DI-boxen, monitorluidsprekers, versterkers en passende kabels. Test elk signaal vooraf en leg ten minste één reservekabel per veelgebruikt type klaar.
Wanneer stuur je de briefing naar artiesten en vrijwilligers?: Stuur de artiestenbriefing en vrijwilligersbriefing ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, contactpersoon, podiumindeling, taakverdeling, noodnummers en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.