Ein Jugendmusikfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Jugendmusikfestival laufen Programmplanung, Künstlerbetreuung und Technik eng zusammen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bestätige danach die Auftritte und sammle früh alle Bühnen- und Technikdaten. Parallel brauchst du verlässliche Elternkontakte, Helfer und klare Anmeldefristen. Plane außerdem Genehmigungen, Versicherung und Anwohnerinformation ein, bevor du Einladungen verschickst. So bleibt in der letzten Woche Zeit für Tests statt für offene Grundsatzfragen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Auftritte bestätigen
2 Personen
4
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Elternkontakte erfassen
2 Personen
10
Freiwillige einteilen
3 Personen
11
Reservierungen vornehmen
2 Personen
12
Genehmigungen prüfen
2 Personen
13
Versicherung prüfen
14
Kontakt mit Anwohnern
2 Personen
15
Notrufnummern sammeln
16
Wettervorhersage prüfen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
19
Technikplanung ausarbeiten
2 Personen
20
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien prüfen
2 Personen
23
Geräte testen
2 Personen
24
Künstlerbriefing versenden
25
Freiwilligen-Briefing versenden
26
Location öffnen
2 Personen
27
Ladezone freimachen
2 Personen
28
Bühne aufbauen
4 Personen
29
Tonanlage aufbauen
3 Personen
30
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
31
Kabel sicher verlegen
3 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Publikumsbereiche markieren
2 Personen
35
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
36
Cateringbereich einrichten
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Geschirr bereitstellen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Infotafeln aufstellen
2 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
45
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
46
Soundcheck durchführen
3 Personen
47
Lichtcheck durchführen
2 Personen

Event

48
Künstler empfangen
2 Personen
49
Künstler nach Backstage begleiten
2 Personen
50
Publikum empfangen
3 Personen
51
Anmeldungen abhaken
2 Personen
52
Programm verteilen
2 Personen
53
Publikum informieren
54
Auftritte ankündigen
55
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
56
Lautstärke überwachen
2 Personen
57
Künstler betreuen
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Getränke servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Buffet auffüllen
2 Personen
62
Geschirr sammeln
2 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
65
Erste Hilfe leisten
2 Personen
66
Vermisste Gegenstände erfassen
67
Besucherströme leiten
3 Personen
68
Abschlussprogramm ankündigen
69
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
70
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

71
Bühne abbauen
4 Personen
72
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
73
Lichttechnik abkoppeln
2 Personen
74
Kabel aufrollen
3 Personen
75
Möbel wegräumen
4 Personen
76
Dekoration entfernen
2 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
79
Kühlboxen leeren
2 Personen
80
Abfall trennen
3 Personen
81
Location reinigen
4 Personen
82
Toiletten reinigen
2 Personen
83
Fundsachen sammeln
2 Personen
84
Materialien inventarisieren
2 Personen
85
Ausrüstung trocken lagern
2 Personen
86
Materialien zurückgeben
2 Personen
87
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
KlappkistenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 14

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
VerstärkerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 14
JackkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 12
Laptop
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6
WegweiserAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenhalterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldefrist mindestens drei Wochen vor dem Festival fest. Erfasse neben Namen und Auftrittsdauer auch Elternkontakte, Ernährungswünsche und technische Anforderungen.
Erstelle die Bühnen- und Technikplanung, sobald alle Auftritte bestätigt sind. Prüfe für jedes Mikrofon, Instrument und jeden Monitor die passenden Kabel, DI-Boxen und Stromanschlüsse.
Schicke Künstler- und Freiwilligenbriefing spätestens fünf Tage vor dem Festival. Darin sollten Ankunftszeit, Bühnenaufteilung, Ansprechpartner, Umbaupausen und Notrufnummern stehen.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Verstärker, Monitorspeaker und Licht mindestens am Vortag. Verlege XLR- und Verlängerungskabel anschließend mit Kabelmatten und halte Taschenlampen für den Abbau bereit.
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und lege fest, wer bei Regen oder Wind entscheidet. Reserviere Mobiliar und Absperrgitter nicht erst am Veranstaltungstag, sondern sobald Ort und Besucherzahl feststehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jugendmusikfestival organisieren?: Starte idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Auftritte, Genehmigungen und Technik sollten spätestens vier Wochen vor dem Festival bestätigt sein.
Wann sollte man die Technik für ein Jugendmusikfestival planen?: Sammle die technischen Anforderungen direkt nach der Auftrittsbestätigung, meist vier bis sechs Wochen vorher. Ein vollständiger Geräte- und Kabeltest gehört spätestens auf den Vortag.
Wie viele Helfer braucht ein Jugendmusikfestival?: Plane mindestens einen Helfer für Einlass und Anmeldung, einen für Künstlerbetreuung und zwei Personen für Bühne und Umbauten ein. Bei parallelen Auftritten oder mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Schichten.
Wann muss man Einladungen und Briefings verschicken?: Verschicke Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor dem Festival und setze eine Anmeldefrist von rund drei Wochen. Das Künstler- und Freiwilligenbriefing sollte fünf bis sieben Tage vorher rausgehen.

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