Organiser un festival de musique jeunesse, étape par étape

Un festival de musique jeunesse demande surtout une bonne séquence de préparation : fixer le lieu et la date, construire le programme, puis verrouiller les artistes, la technique et l’accueil des jeunes. Les inscriptions, les contacts des parents et les besoins alimentaires doivent être centralisés avant de répartir les bénévoles. Prévoyez ensuite les autorisations, l’assurance, la sécurité et un planning technique séparé du déroulé public. Les dernières vérifications concernent la météo, le matériel et les briefings envoyés avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Confirmer les prestations
2 personnes
4
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Enregistrer les contacts parents
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
3 personnes
11
Faire les réservations
2 personnes
12
Vérifier les autorisations
2 personnes
13
Vérifier l’assurance
14
Contact avec les riverains
2 personnes
15
Rassembler les numéros d’urgence
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer le déroulé
18
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
19
Élaborer le planning technique
2 personnes
20
Établir la liste de courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel
2 personnes
23
Tester l'équipement
2 personnes
24
Envoyer le briefing aux artistes
25
Envoyer le briefing des bénévoles
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Dégager la zone de chargement
2 personnes
28
Monter la scène
4 personnes
29
Installer le matériel sonore
3 personnes
30
Installer l'éclairage
2 personnes
31
Poser les câbles en toute sécurité
3 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Marquer les zones du public
2 personnes
35
Aménager l’entrée
2 personnes
36
Aménager le point de restauration
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer les panneaux d’information
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Préparer la trousse de premiers secours
45
Placer les extincteurs
2 personnes
46
Effectuer la vérification du son
3 personnes
47
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

48
Accueillir les artistes
2 personnes
49
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
50
Accueillir le public
3 personnes
51
Cocher les inscriptions
2 personnes
52
Distribuer le programme
2 personnes
53
Informer le public
54
Annoncer les spectacles
55
Coordonner les changements de scène
3 personnes
56
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
57
Accompagner les artistes
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Servir les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
2 personnes
63
Vider les poubelles
2 personnes
64
Vérifier les toilettes entre-temps
2 personnes
65
Fournir les premiers secours
2 personnes
66
Enregistrer les objets perdus
67
Gérer le flux du public
3 personnes
68
Annoncer le programme final
69
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
70
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

71
Démonter la scène
4 personnes
72
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
73
Débrancher le matériel d'éclairage
2 personnes
74
Enrouler les câbles
3 personnes
75
Ranger le mobilier
4 personnes
76
Retirer la décoration
2 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Emballer les restes
2 personnes
79
Vider les glacières
2 personnes
80
Trier les déchets
3 personnes
81
Nettoyer le lieu
4 personnes
82
Nettoyer les toilettes
2 personnes
83
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
84
Inventorier le matériel
2 personnes
85
Ranger le matériel au sec
2 personnes
86
Retourner les matériels
2 personnes
87
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Caisses pliantesqté 12
Glacièresqté 6
Barrières de sécuritéqté 14

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Amplificateursqté 2
Câbles XLRqté 14
Câbles jackqté 10
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 8
Arches de ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de lampe de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et les prestations confirmées, puis demandez à chaque artiste ses besoins techniques dans un même formulaire. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux passages pour absorber les changements de scène et les retards.
Centralisez les inscriptions avec le nom du jeune, le contact d’un parent, les informations alimentaires et une personne à joindre en urgence. Faites une première relance 14 jours avant l’événement, puis une dernière vérification 3 jours avant.
Séparez le planning technique du déroulé destiné au public. Pour chaque passage, indiquez l’heure de balance, les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et branchements nécessaires ; imprimez au moins 3 exemplaires le jour J.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, scène, circulation et logistique. Prévoyez les remplacements pour les pauses, avec un briefing envoyé 48 heures avant et les numéros d’urgence sur place.
Ne laissez pas les autorisations, l’assurance et le contact avec les riverains à la dernière semaine. Vérifiez la météo 48 heures avant, puis contrôlez les barrières, passe-câbles, rallonges, multiprises et éclairages avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique jeunesse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les artistes, les autorisations, l’assurance et les réservations doivent être engagés dès les deux premières semaines, tandis que les inscriptions et les briefings se finalisent dans les 14 derniers jours.
Quand faut-il confirmer les besoins techniques des artistes ?: Demandez-les dès la confirmation de chaque prestation et verrouillez le planning technique au plus tard 10 jours avant le festival. Faites un test complet du son, des retours, des microphones et de l’éclairage la veille ou le matin même selon le lieu.
Comment gérer les inscriptions des jeunes et les contacts des parents ?: Utilisez un formulaire unique et clôturez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les numéros des parents, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence 3 jours avant l’accueil des participants.
Quand envoyer le briefing aux bénévoles et aux artistes ?: Envoyez les deux briefings 48 heures avant, avec les horaires, les accès, les responsabilités et les numéros utiles. Gardez une version imprimée du déroulé et du planning technique à l’accueil et près de la scène.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.