Een jeugdkoers organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, vergunning en het verkeersplan; pas daarna leg je het parcours en de wedstrijdindeling vast. Voor een jeugdkoers moeten inschrijvingen, startnummers en vrijwilligerswerk ruim vóór de wedstrijddag geregeld zijn. Controleer de route opnieuw op locatie en wijs elke verkeerspost en taak aan een naam toe. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouw: parcours afzetten, deelnemers aanmelden, materiaal controleren en de start per categorie laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verkeersplan uitwerken
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
7
Categorieën en afstanden bepalen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Posten indelen
2 personen
15
Reserveringen maken
16
Materiaal reserveren
17
Startnummers ontwerpen
18
Startnummers afdrukken
2 personen
19
Parcoursbordjes maken
2 personen
20
Routecontrole uitvoeren
2 personen
21
Verkeersposten markeren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Parcours afzetten
8 personen
26
Verkeersborden plaatsen
4 personen
27
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Finishregistratie inrichten
3 personen
32
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen

Event

35
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Deelnemers aanmelden
4 personen
38
Startnummers uitdelen
3 personen
39
Fietsen controleren
2 personen
40
Verkenningsronde begeleiden
4 personen
41
Publiek informeren
2 personen
42
Start eerste categorie
5 personen
43
Rondebord bijhouden
2 personen
44
Verkeersposten bemannen
12 personen
45
Finish registreren
3 personen
46
Omroeper ondersteunen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Prijsuitreiking klaarzetten
3 personen
51
Prijzen uitreiken
3 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Publiek begeleiden
3 personen
54
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

55
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
56
Versiering verwijderen
3 personen
57
Parcoursmaterialen verzamelen
8 personen
58
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Terrein schoonmaken
6 personen
61
Afval afvoeren
3 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dranghekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 25
Kilometerbordjesaantal 12
Start- en finishboog
Rondebord
Fietsstandaardsaantal 12
Reservefietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Borstelnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Medaillelintenaantal 150

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Laptop
Printer
Lamineerapparaat
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tafelkrijtbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24
Wegwerphandschoenenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Sponsorbannersaantal 12
Prijzentafelkleedaantal 2

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning en verkeersmaatregelen vroeg aan. Zonder goedgekeurd verkeersplan kun je het parcours niet veilig afzetten met dranghekken, kegels en verkeersposten.
Bepaal categorieën, afstanden en startvolgorde vóór je het inschrijfformulier publiceert. Zo weet je vooraf hoeveel startnummers, houders en medaillelinten je per groep nodig hebt.
Plan vrijwilligers per post, niet alleen per taak. Geef verkeersposten, inschrijving, start, finish en materiaal een eigen verantwoordelijke en deel portofoons uit aan de coördinatoren.
Controleer het parcours minstens één keer volledig op locatie. Markeer kruisingen, bochten en kilometerpunten en leg routepijlen, bordjes en afzetmateriaal klaar vóór de eerste deelnemers arriveren.
Maak een aparte wedstrijddagdoos met startnummers, stopwatches, reservebinnenbanden, fietsgereedschap en een printer. Zet koelboxen en thermoskannen pas na de routecontrole klaar, zodat de laatste controles niet worden vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, verzekering en het verkeersplan. Plan de inschrijving en vrijwilligerswerving uiterlijk 4 weken voor de koers, zodat je ontbrekende posten en materiaal nog kunt aanvullen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jeugdkoers?: Reken minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, materiaal en catering. Bij meerdere categorieën is een coördinator per onderdeel praktisch; maak de definitieve postenindeling minstens 2 weken vooraf.
Wanneer zet je het parcours van een jeugdkoers af?: Zet het parcours op de wedstrijddag af voordat deelnemers en begeleiders aankomen, meestal 60 tot 90 minuten voor de eerste start. Controleer daarna nog één keer alle kruisingen, routepijlen en dranghekken.
Wat moet je voor een jeugdkoers aan fietsreparatiemateriaal regelen?: Leg naast fietsgereedschapssets minimaal twee reservefietspompen en meerdere reservebinnenbanden klaar, afgestemd op de gebruikte bandmaten. Wijs één vrijwilliger aan die dit materiaal vóór de start controleert en tijdens de koers beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.