Organiser une course jeunesse, étape par étape

Une course jeunesse se prépare d’abord sur le papier : lieu, catégories, distances, règlement et sécurité doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le parcours, les autorisations, les bénévoles et le matériel nécessaire au départ comme à l’arrivée. Les oublis les plus fréquents concernent le balisage, les besoins alimentaires et la répartition précise des postes. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au contrôle final du parcours et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Demander des mesures de circulation
5
Vérifier l’assurance
6
Établir le règlement du concours
2 personnes
7
Définir les catégories et les distances
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les postes
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Réserver le matériel
17
Concevoir les dossards
18
Imprimer les dossards
2 personnes
19
Fabriquer les panneaux de parcours
2 personnes
20
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
21
Signaler les postes de circulation
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Balisage du parcours
8 personnes
26
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
27
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Mettre en place l’enregistrement de l’arrivée
3 personnes
32
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes

Événement

35
Inscrire les bénévoles
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes
37
Inscrire les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
3 personnes
39
Vérifier les vélos
2 personnes
40
Encadrer le tour de reconnaissance
4 personnes
41
Informer le public
2 personnes
42
Lancer la première catégorie
5 personnes
43
Tenir le tableau rond
2 personnes
44
Tenir les postes de circulation
12 personnes
45
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
46
Assister l'annonceur
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Préparer la remise des prix
3 personnes
51
Remettre les prix
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Guider le public
3 personnes
54
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

55
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Rassembler le matériel du parcours
8 personnes
58
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le site
6 personnes
61
Évacuer les déchets
3 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières de fouleqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Flèches de directionqté 25
Panneaux de kilométrageqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Tableau rond
Supports à vélosqté 12
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Numéros de brossageqté 150
Porte-dossardsqté 150
Rubans de médailleqté 150

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Laminatrice
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Ardoises de tableqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Gants jetablesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Bannières sponsorsqté 12
Nappe pour table des prixqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les distances, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation avant de publier le formulaire d’inscription. Une modification du parcours après les premières inscriptions entraîne rapidement des changements de règlement et de communication.
Fixez les catégories et les distances avant de concevoir les dossards. Gardez une liste séparée des besoins alimentaires et relancez les familles quelques jours avant la course afin de ne pas découvrir ces contraintes au moment des achats.
Attribuez chaque poste à un bénévole identifié : accueil, départ, arrivée, circulation, ravitaillement et chronométrage. Prévoyez aussi un responsable de remplacement pour chaque poste, car une absence le matin même ne doit pas laisser un carrefour sans surveillance.
Contrôlez le parcours avant le jour J, puis effectuez le balisage suffisamment tôt pour repérer les flèches manquantes ou mal orientées. Les panneaux de kilométrage, les cônes et les barrières doivent être installés en fonction des points réellement dangereux, pas seulement selon le plan initial.
Préparez le matériel par zone : départ-arrivée, parcours, inscriptions et ravitaillement. Testez la sonorisation, les microphones, les talkies-walkies, les chronomètres et l’imprimante avant l’ouverture, puis remplissez les glacières et les thermos juste avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course jeunesse ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une course avec parcours extérieur. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de gérer les inscriptions, de recruter les bénévoles et de confirmer le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course jeunesse ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de trier les dossards, d’anticiper les besoins alimentaires et d’organiser les postes selon le nombre réel de participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course jeunesse ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par poste sensible, avec un renfort pour chaque zone où un remplacement est difficile. Pour un parcours comportant 6 points de circulation, comptez donc au minimum 6 personnes dédiées à ces points, en plus de l’accueil, du départ et de l’arrivée.
Quand baliser le parcours d’une course jeunesse ?: Effectuez un contrôle complet 24 à 48 heures avant, puis installez le balisage le jour précédent si le parcours reste sécurisé. Faites une dernière vérification avant le départ, notamment après une pluie, des travaux ou une modification de circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.