Zo organiseer je een jazzconcert

Begin met de datum, capaciteit en locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna de jazzband vast en zet technische wensen, contract, vergunningen en verzekering op papier. Open de ticketverkoop pas wanneer prijs, route en programma duidelijk zijn. In de laatste week draait het om bevestigingen, catering, drank, materiaal en een soundcheck waarbij microfoons, monitoren en mengtafel samen worden getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Jazzband contracteren
4
Technische wensen vastleggen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Capaciteit bepalen
8
Ticketprijs vaststellen
2 personen
9
Ticketverkoop openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
12
Posters ophangen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering bestellen
16
Drankvoorraad bepalen
2 personen
17
Muzikanteninformatie versturen
18
Programma afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
20
Routebeschrijving publiceren
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Catering koelen
2 personen
26
Locatie inspecteren
2 personen
27
Vloer en entree schoonmaken
2 personen
28
Podiumzone vrijmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Podium en muziekplekken inrichten
3 personen
32
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
33
Instrumenten klaarzetten
3 personen
34
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
35
Kabels veilig afplakken
2 personen
36
Bar en buffet inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Programma's neerleggen
40
Kassa en tickettafel inrichten
2 personen
41
Geluidscheck uitvoeren
4 personen

Event

42
Muzikanten ontvangen
2 personen
43
Muzikanten begeleiden
44
Deuren openen
2 personen
45
Tickets controleren
2 personen
46
Gasten verwelkomen
2 personen
47
Programma's uitdelen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Garderobe beheren
2 personen
52
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
53
Concert aankondigen
54
Eerste set begeleiden
2 personen
55
Pauze verzorgen
3 personen
56
Tweede set begeleiden
2 personen
57
Avondpauze verzorgen
3 personen
58
Derde set begeleiden
2 personen
59
Barservice uitvoeren
3 personen
60
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
61
Publieksvragen beantwoorden
62
Laatste set aankondigen
63
Laatste set begeleiden
2 personen
64
Afscheid van bezoekers verzorgen
2 personen
65
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
66
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

67
Instrumenten veiligstellen
3 personen
68
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
69
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Restanten verpakken
2 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Bar schoonmaken
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Vloer schoonmaken
2 personen
77
Toiletten controleren
78
Decoratie verwijderen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
80
Locatie afsluiten
2 personen
81
Materialen terugbrengen
2 personen
82
Apparatuur retourneren
2 personen
83
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
84
Facturen verzamelen
85
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Bartafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 80

Apparatuur

Podium microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengtafel
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 10
Microfoonkabelsaantal 10
Koptelefoonaantal 2
Muzikantenkrukjesaantal 5
Pianokruk

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Thermosbekersaantal 80

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Podiumachtergrond
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je de band definitief contracteert. Controleer meteen de maximale capaciteit, beschikbare podiumdelen, laad- en lostijden en het moment waarop je de locatiesleutels kunt ophalen.
Plan de techniek niet op de concertdag zelf. Leg per instrument microfoons, DI-boxen, kabels en monitorluidsprekers vast en reserveer minstens 90 minuten voor opbouw en soundcheck.
Open de ticketverkoop zodra prijs, capaciteit en routebeschrijving definitief zijn. Controleer de aanmeldingen wekelijks en stuur muzikanteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Regel catering en drank op basis van het verwachte aantal bezoekers, niet alleen op basis van de zaalcapaciteit. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en houd gekoelde catering tot het uitserveren gekoeld.
Maak 24 uur vooraf één controlelijst voor programma's, naambadges, verlichting, stoelen, tafels en glazen. Controleer ook de weersverwachting, boodschappen en kabels; juist kleine ontbrekende spullen vertragen de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jazzconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Dan is er tijd om een band en locatie vast te leggen, vergunningen en verzekering te controleren en de ticketverkoop minimaal 4 tot 8 weken voor de concertdatum te openen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jazzconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, verlichting en geluidsapparatuur. Plan daarna minstens 90 minuten voor aansluiten en soundcheck, zodat microfoons, monitoren, DI-boxen en mengtafel rustig kunnen worden getest.
Wanneer bestel je catering voor een jazzconcert?: Bestel de catering ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het concert en regel gekoelde opslag op de locatie.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jazzconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast voldoende waterglazen en plan de drankvoorraad opnieuw zodra de ticketverkoop de verwachte bezoekersaantallen duidelijk maakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.