Cómo organizar un concierto de jazz sin perderte ningún detalle

Un concierto de jazz se organiza mejor en dos líneas paralelas: producción musical y atención al público. Empieza cerrando fecha, horario y recinto; después confirma la banda, la capacidad, los permisos y las necesidades técnicas. Con esa base puedes fijar las entradas, abrir la venta y planificar promoción, catering y bebidas. La última semana sirve para comprobar datos y materiales, no para resolver decisiones fundamentales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y hora
2
Reservar el lugar
3
Contratar banda de jazz
4
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Determinar la capacidad
8
Fijar el precio de la entrada
2 personas
9
Abrir la venta de entradas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar la promoción en línea
12
Colgar pósters
2 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Pedir el catering
16
Determinar el stock de bebidas
2 personas
17
Enviar información a los músicos
18
Imprimir el programa
19
Preparar acreditaciones
20
Publicar la ruta
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Hacer la compra
2 personas
23
Reunir los materiales
3 personas
24
Recoger las llaves del recinto
25
Refrigerar el catering
2 personas
26
Inspeccionar el lugar
2 personas
27
Limpiar el suelo y la entrada
2 personas
28
Despejar la zona del escenario
3 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar el escenario y los espacios musicales
3 personas
32
Colocar el equipo de sonido
3 personas
33
Preparar los instrumentos
3 personas
34
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
35
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
36
Montar el bar y el buffet
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Colocar los programas
40
Montar la caja y la mesa de entradas
2 personas
41
Realizar la prueba de sonido
4 personas

Evento

42
Recibir a los músicos
2 personas
43
Acompañar a los músicos
44
Abrir las puertas
2 personas
45
Comprobar las entradas
2 personas
46
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
47
Repartir programas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Guiar al público a sus asientos
2 personas
53
Anunciar el concierto
54
Guiar la primera sesión
2 personas
55
Organizar la pausa
3 personas
56
Acompañar el segundo set
2 personas
57
Gestionar la pausa de la tarde
3 personas
58
Acompañar la tercera sesión
2 personas
59
Prestar servicio de bar
3 personas
60
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
61
Responder preguntas del público
62
Anunciar el último set
63
Acompañar la última sesión
2 personas
64
Despedir a los visitantes
2 personas
65
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
66
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

67
Asegurar los instrumentos
3 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Empacar lo sobrante
2 personas
72
Clasificar residuos
3 personas
73
Limpiar la barra
2 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Recoger mesas y sillas
4 personas
76
Limpiar el suelo
2 personas
77
Comprobar los baños
78
Retirar la decoración
2 personas
79
Recoger objetos perdidos
80
Cerrar el recinto
2 personas
81
Devolver los materiales
2 personas
82
Devolver el equipo
2 personas
83
Guardar el stock restante
2 personas
84
Recopilar facturas
85
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas bistrocant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa alta de barcant. 2
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 80

Equipo

Micrófonos del escenariocant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 3
Cables de instrumentoscant. 10
Cables de micrófonocant. 10
Auricularescant. 2
Taburetes para músicoscant. 5
Taburete de piano

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Vasos térmicoscant. 80

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portamenúscant. 12
Fondo del escenario
Pizarrascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el recinto y la banda, y deja por escrito el horario de carga, prueba de sonido, actuación y desmontaje. Sin esos datos es fácil contratar personal o transporte para horas equivocadas.
Pide los requisitos técnicos de la banda con antelación y compáralos con el equipo disponible: micrófonos, soportes, monitores, mesa de mezclas, cajas DI y cables. Reserva tiempo para una prueba de sonido antes de abrir las puertas.
Calcula la capacidad real según las sillas, mesas y espacio de circulación, no solo según el aforo máximo del local. Esa cifra debe coincidir con las entradas disponibles y con el número de acreditaciones que prepares.
No dejes permisos, seguro y ruta para los últimos días. Compruébalos antes de publicar la venta y vuelve a revisar la información de acceso cuando falte una semana.
Reúne vajilla, mobiliario, iluminación y cables antes del montaje. El día anterior deja refrigerado el catering, prepara las acreditaciones y confirma con músicos, proveedores y recinto la hora de llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el recinto y la banda al principio, y deja cerrados permisos, seguro, entradas y promoción al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que contratar la banda de jazz?: Contrátala en cuanto tengas confirmados fecha, horario y recinto, idealmente 8 semanas antes. Envía la información técnica y el horario definitivo como mínimo 7 días antes del concierto.
¿Cuántas bebidas necesito para un concierto de jazz?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, el catering y si habrá servicio de agua, café y vino.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Programa la prueba entre 2 y 3 horas antes de la apertura, según el montaje. Reserva al menos 60 minutos para ajustar micrófonos, monitores, altavoces, mesa de mezclas y conexiones de instrumentos.

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