Zo organiseer je een jazzconcert zonder last-minute stress

Begin met de locatie, de jazzband en de technische mogelijkheden; die bepalen vrijwel de rest van je planning. Controleer daarna vergunningen, leg het programma vast en stuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verzamel dieetwensen voordat je de catering bestelt en stem microfoons, DI-boxen, instrumentkabels en podiummonitoren vooraf met de band af. Op de dag zelf werk je van zaalopbouw naar soundcheck, catering en ontvangst, zodat bezoekers niet tussen podiumdelen en kabels binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Jazzband boeken
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
8
Geluidsapparatuur reserveren
9
Technische wensen afstemmen
10
Programma vastleggen
2 personen
11
Routebeschrijving versturen
12
Bezoekerslijst afdrukken
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Podiumdelen plaatsen
4 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
23
Microfoons aansluiten
2 personen
24
Instrumenten klaarzetten
3 personen
25
Verlichting richten
2 personen
26
Bar en buffet inrichten
3 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Programma ophangen
29
Garderobe inrichten
2 personen
30
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
31
Band ontvangtijden bevestigen
32
Artiesten ontvangen
2 personen
33
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

34
Entree en registratie openen
3 personen
35
Garderobe bemannen
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
38
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
39
Openingswoord verzorgen
40
Eerste concertset begeleiden
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Buffet aanvullen
2 personen
43
Pauze aankondigen
44
Tweede concertset begeleiden
2 personen
45
Servies verzamelen
2 personen
46
Dinerbuffet serveren
4 personen
47
Derde concertset begeleiden
2 personen
48
Laatste ronde aankondigen
49
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

50
Garderobe afsluiten
2 personen
51
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
52
Instrumenten inpakken
3 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Bar en buffet opruimen
3 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Podium afbreken
4 personen
59
Verlichting afbouwen
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
62
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Podiumdelenaantal 6
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Diatensysteem
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 4
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Menukaartenaantal 12
Programmapostersaantal 6
Naambadgesaantal 120
Pennenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Toegangsbordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2

Tips

Reserveer locatie, band en geluidsapparatuur zo vroeg mogelijk en leg technische wensen schriftelijk vast. Vraag uiterlijk 2 weken voor het concert welke microfoons, DI-boxen, monitoren en instrumentkabels de band nodig heeft.
Plan de bezoekersadministratie niet voor het laatste moment: sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 3 dagen vooraf, druk daarna de bezoekerslijst af en maak de naambadges klaar. Gebruik dezelfde lijst voor ontvangst en eventuele dieetwensen.
Werk met een tijdschema voor de opbouw. Reken op minimaal 2 uur voor podiumdelen, tafels, stoelen, verlichting, geluidsinstallatie en instrumenten, gevolgd door minstens 30 minuten soundcheck.
Koel dranken en zet waterglazen klaar vóór de deuren opengaan. Voor een concert met een pauze kun je de catering beter per serveermoment plannen dan alles tegelijk op de buffettafels te zetten.
Stuur routebeschrijving, aanvangstijd en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer op de concertdag vóór ontvangst de stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen, garderoberekken en vrije vluchtroutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jazzband boeken?: Boek de band bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als je een specifieke bezetting zoekt. Leg meteen de speeltijd, pauze, opbouwtijd en technische benodigdheden vast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jazzconcert op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de zaalopstelling en techniek, plus 30 tot 60 minuten voor de soundcheck. Open de locatie dus minstens 3 uur vóór de verwachte binnenkomst van bezoekers.
Wanneer moet je de catering voor een jazzconcert bestellen?: Plaats de definitieve cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tot 3 dagen voor het concert en geef daarna het definitieve aantal personen door.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een jazzconcert?: Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en vermeld direct de uiterste aanmelddatum. Verstuur routebeschrijving en laatste praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor het concert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.